OGŁOSZENIE O ZAPYTANIU OFERTOWYM
W związku z realizacją międzynarodowego projektu pn. „Zwiększenie mobilności towarów i logistyki w Regionie Morza Bałtyckiego poprzez wzmocnienie transportu śródlądowego i morskiego oraz promocję nowych międzynarodowych usług żeglugowych” (akronim EMMA) realizowanego w ramach programu Europejskiej Współpracy Terytorialnej Interreg Region Morza Bałtyckiego, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, zapraszamy do składania ofert na wykonanie niżej opisanego przedmiotu zamówienia.

1. Nazwa oraz adres Zamawiającego:

Miasto Bydgoszcz, ul. Jezuicka 1, 85-102 Bydgoszcz

2. Wydział przeprowadzający postępowanie:

Wydział Zintegrowanego Rozwoju
ul. Grudziądzka 9-15, budynek C, pok. 206
85-130 Bydgoszcz


3. Opis przedmiotu zamówienia:
Opracowanie planów rozwoju dla Centrów Promocji Żeglugi Morskiej Bliskiego Zasięgu oraz koncepcji Centrum Promocji i Informacji Śródlądowych Dróg Wodnych w Bydgoszczy
Przedmiot zamówienia podzielony jest na zadania:

3.1 Opracowanie 6-cio Punktowych Planów Rozwoju dla minimum 5 Centrów Promocji Żeglugi Morskiej Bliskiego Zasięgu (ang. Short Sea Shipping Promotion Centers-SPC) istniejących w Regionie Morza Bałtyckiego (ang. Baltic Sea Region-BSR).

W tym celu należy:

3.1.1 Przeprowadzić analizę i podsumowanie informacji z ankiet przekazanych z SPC w regionie jak i poza regionem Morza Bałtyckiego. Wypełnione ankiety zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego. Szablon-Załącznik nr 2.
3.1.2 Przeprowadzić konsultacje z minimum czterema przedstawicielami SPC z wykorzystaniem np. Skype for Business w celu opracowania 6-cio Punktowego Planu Rozwoju (uzyskanie informacji dotyczących Dobrych Praktyk stosowanych
w każdym z czterech SPC oraz Centrum w Szczecinie - jeśli wyrazi zgodę na współpracę, jak i obszarów działania, które wymagają poprawy i mogłoby być ujęte w Planie).
3.1.3 Opracować propozycje rozszerzenia zakresu usług oferowanych przez Centra Promocji Żeglugi Morskiej Bliskiego Zasięgu w Regionie Morza Bałtyckiego i obszarów działalności, uwzględniając śródlądowy transport wodny (ang. Inland Waterway Transport-IWT).
3.1.4 Poprowadzić (moderowanie spotkania) przy udziale Zamawiającego jedno spotkanie konsultacyjne z udziałem przedstawicieli SPC w Szczecinie.
3.1.5 Opracować 6-cio Punktowe Plany Rozwoju dla 4 centrów SPC, które zaangażowane są w projekt EMMA oraz Centrum w Szczecinie (jeśli wyrazi zgodę na współpracę).
3.1.6 Wykonać prezentację podsumowującą opracowanie 6-cio Punktowych Planów Rozwoju w języku polskim i angielskim.
3.1.7 Sporządzić raport w j. polskim oraz angielskim podsumowujący efekty współpracy z centrami SPC. Raport powinien zawierać rekomendacje eksperta.

3.2 Opracowanie koncepcji utworzenia Centrum Informacji i Promocji Śródlądowych Dróg Wodnych w Bydgoszczy, zwane dalej Centrum.

W celu opracowania koncepcji należy:

3.2.1 Wykorzystać informacje dot. funkcjonowania SPC w Regionie Morza Bałtyckiego uzyskane przy tworzeniu 6-cio Punktowych Planów Rozwoju, o których mowa w pkt 1 niniejszego zapytania.
3.2.1.1 Przeprowadzić spotkania i konsultacje (ich liczba zostanie określona po wcześniejszych uzgodnieniach z Zamawiającym i interesariuszami - jednak nie mniej niż 2 spotkania) z potencjalnymi interesariuszami (miasto Bydgoszcz, instytucje publiczne, naukowe, podmioty prywatne, inne) planowanego Centrum. Spotkania powinny odbyć się w Bydgoszczy.

3.2.2 Koncepcja utworzenia Centrum powinna zawierać m.in.:
3.2.2.1 Odniesienie się do obecnego stanu żeglugi śródlądowej oraz transportu wodnego w Polsce z uwzględnieniem perspektywy rozwoju, w oparciu o obowiązujące dokumenty strategiczne w szczególności: „Europejskie porozumienie w sprawie głównych śródlądowych dróg wodnych o znaczeniu międzynarodowym (AGN)”, „Strategia Rozwoju Transportu do 2020r. (z perspektywą do 2030 r.)”, „Założenia do planów rozwoju śródlądowych dróg wodnych w Polsce na lata 2016-2020 z perspektywą do roku 2030” w celu określenia perspektyw dla utworzenia Centrum.
3.2.2.2 Wskazanie potencjalnych partnerów przyszłego Centrum na podstawie pozyskanych informacji.
3.2.2.3 Propozycje przyszłych zadań Centrum, wynikających z aktualnego i prognozowanego zapotrzebowania na usługi (analiza popytu) dla sektora żeglugi śródlądowej w Polsce (na podstawie p. 3.2.1.1) i Regionie Morza Bałtyckiego.
3.2.2.4 Przedstawienie dwóch najbardziej odpowiednich wariantów statusu prawnego (np. stowarzyszenie, spółka, jednostka organizacyjna Miasta, inne) dla projektowanego Centrum.
3.2.2.5 Opracowanie struktury organizacyjnej i propozycji działań statutowych Centrum.
3.2.2.6 Projekcję kosztów utrzymania Centrum w trakcie realizacji projektu i perspektywie 5 lat od zakończenia projektu.
3.2.2.7 Analizę korzyści społeczno-ekonomicznych wynikających dla Miasta Bydgoszczy z utworzenia Centrum.
3.2.2.8 Propozycję najbardziej odpowiedniej siedziby dla Centrum na terenie Miasta Bydgoszczy uwzględniającej status prawny i organizacyjny podmiotu.
3.2.2.9 Analizę SWOT planowanego Centrum.
3.2.2.10 Rekomendacje autorskie eksperta.
3.2.2.11 Prezentację przedstawiającą Koncepcję utworzenia Centrum w języku polskim i angielskim.
3.2.2.12 Streszczenie dokumentu w języku polskim i angielskim.

4. Informacje dodatkowe:
4.1 Projekt EMMA współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, realizowany jest w ramach programu Interreg Region Morza Bałtyckiego. Wszystkie dokumenty, materiały winny być sporządzone na wzorach projektu, które zostaną dostarczone przez Zamawiającego. Należy spełniać wymogi promocji ww. programu (logotypy).
4.2 Oficjalnym językiem projektu EMMA jest język angielski, dlatego Wykonawca zobowiązany jest do sporządzania wymaganych dokumentów w języku angielskim i polskim (gdzie wskazano).
4.3 Wszystkie elementy zamówienia należy uzgodnić z Zamawiającym i uzyskać jego akceptację.
4.4 W ofercie Wykonawca powinien uwzględnić wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia, w tym koszty związane z tłumaczeniem wskazanych dokumentów na język angielski.
4.5 Dodatkowe informacje dotyczące projektu dostępne są na stronie Miasta Bydgoszcz: http://www.bydgoszcz.pl/rozwoj/projekty-miedzynarodowe/emma/ oraz na stronie internetowej projektu: http://project-emma.eu/ - w języku angielskim.
4.6 Wszystkie opracowania, raporty ze spotkań oraz prezentacje należy przesłać do Zamawiającego w formie elektronicznej, drogą mailową, a wybrane dokumenty w wersji papierowej.
4.7 Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
4.8 W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

5. Informacje, które Wykonawca powinien uwzględnić w ofercie i wymagania jakie musi spełniać:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się osoby fizyczne, w tym osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, uczelnie, stowarzyszenia, fundacje, przedsiębiorcy, posiadający udokumentowane doświadczenie z zakresu przygotowywania raportów i opracowań w zakresie śródlądowych dróg wodnych.
Wymagania jakie Wykonawca musi spełnić:
5.1 Stosowne do przedmiotu zamówienia kwalifikacje
5.2 Doświadczenie w przygotowywaniu opracowań z dziedziny śródlądowych dróg wodnych
5.3 Zdolności interpersonalne, w szczególności bardzo dobre zdolności komunikacyjne

6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, bez podania przyczyny.

8. Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą bez zbędnej zwłoki. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

9. Kryterium oceny ofert:
100% cena. Oferty z rażąco niską ceną (ceną gwarantującą pozyskanie zamówienia, ale nie oddającą rzeczywistych kosztów wykonania określonego przedmiotu zamówienia) zostaną odrzucone.

10. Termin składania ofert upływa w dniu 15.02.2018 r. o godz. 14.00. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

11. Ofertę według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego wraz z załącznikami należy złożyć za pośrednictwem platformy zakupowej Open Nexus. Oferty złożone poza platformą zakupową nie będą rozpatrywane.

12. Termin wykonania przedmiotu zamówienia:
12.1 Zadanie opisane w pkt. 3.1: dwa miesiące od daty podpisania umowy
12.2 Zadanie opisane w pkt. 3.2: trzy miesiące od dnia podpisania umowy

13. Osoby uprawnione do kontaktów z wykonawcami: B. Katarzyna Napierała – tel. (52) 58 58 373, mail: k.napierala@um.bydgoszcz.pl oraz Haciej Hulak, tel.: (52) 58 58 119, e-mail: maciej.hulak@um.bydgoszcz.pl

14. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem platformy zakupowej Open Nexus.

Załączniki:
1. Formularz ofertowy
2. Szablon kwestionariusza