Bydgoszcz, dnia 09.07.2018 r.

ZZE.271.30.2018

ZAPYTANIE OFERTOWE
(o wartości do kwoty 30 000 EUR netto)
na podst. art.4 pkt 8 ustawy z dnia 29.1.2004r. Prawo zamówień publicznych uPzp – tekst jedn. (Dz. U. z 2013r., poz.907 ze zm.) oraz ustawy z dnia 14 marca 2014r. o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014r., poz. 423)

1. Dane Zamawiającego:
Nazwa oraz adres Zamawiającego:
Miasto Bydgoszcz
ul. Jezuicka 1, 85-102 Bydgoszcz

Wydział przeprowadzający postępowanie:
Zespół ds. Zarządzania Energią – ZZE
ul. Wojska Polskiego 65, 85-825 Bydgoszcz

2.Opis przedmiotu zamówienia:
2.1. Przedmiotem zamówienia jest usługa opracowania akcji promocyjnych oraz organizacji eventów wraz z promocją platformy ONE STOP SHOP projektu międzynarodowego Interreg Central Europe o akronimie CitiEnGov „Miasta dla dobrego zarządzania energią” o nr CE 496 realizowanego przez Miasto Bydgoszcz w latach 2016 –2019 zgodną z strategią projektu ujętą we wniosku aplikacyjnym. Na okres trwania projektu do 30 kwietnia 2019.


2.2. Akcje marketingowe muszą zawierać:

• Promowanie projektu, poprzez wskazanie jego pozytywnych efektów,
• Zaznajomienie społeczeństwa z rolą odgrywaną przez Zespół ds. Zarządzania Energią Miasta Bydgoszczy oraz budowanie jego nowoczesnego, profesjonalnego i nastawionego pro obywatelsko wizerunku,
• Poprawę świadomości społecznej, w związku z wykorzystaniem środków Unii Europejskiej, w ramach projektu proekologicznych,
• Organizację 6 eventów maksymalnie dwa w miesiącu mających na promowanie projektu oraz działań proekologicznych zgodną z ideą projektu,

2.3. Narzędzia komunikacyjne oraz zasięg promocji wymagany (do wdrążenia przez Wykonawcę):

• Niezbędne kanały komunikacyjne i narzędzia instagram, facebook i dwa dodatkowe media społecznościowe,
• Korzyści wynikające z realizacji projektu wraz z oczekiwanymi efektami,
• Zasięg terytorialny promocji,
• Opracowanie akcji promocyjnej zawierającej harmonogram działań promocyjnych, opis, cel i grupę docelową poszczególnych działań promocyjnych.

2.4. Akcja marketingowa powinna być opracowana w oparciu o podręcznik wdrażania projektu Interreg Central Europe o akronimie CitiEnGov o nr CE 496 oraz o konsultacje (minimum trzy) z Zamawiającym w miejscu jego siedziby. Opis działań Zespołu ds. Zarządzania Energią, które są częścią projektu CitiEnGov i muszą być ujęte w akcjach promocyjnych. Opis zakresu działań Zespołu ds. Zarządzania Energią związaną z Projektem CitiEnGov w Załącznikach „Działalność Zespołu” oraz „One_Stop_Shop_information”.


3. Termin wykonania zamówienia.
1) Termin przeprowadzenia usługi.

- do dnia 30.10.2018 r.
- do dnia 30.01.2019 r.
- do dnia 30.04.2019 r.

4. Kryterium oceny :
4.1. Kryterium ceny:
Cena musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją (np. koszty projektów, ewentualnych przygotowań, transportu i wszelkich innych kosztów związanych z prawidłową realizacją zamówienia).
4.2. Nadesłane oferty będą oceniane według poniższych kryteriów:
1) Cena – 80%
4.3. Sposób obliczania punktacji w ramach kryterium Cena będzie następować według następującego wzoru:
(Cn/Cb) x 80 pkt
Cn – najniższa zaoferowana cena
Cb - cena oferty badanej
Maksymalna liczba punktów jaką można uzyskać w tym kryterium to 80 pkt.

4.4. Kryterium doświadczenie 20 pkt.
20 pkt. jeżeli firma posiada doświadczenie z współpracowaniem w zakresie promocji w social media z dużymi przedsiębiorcami, której współpraca opiera się na okresie dłuższym niż 12 miesięcy kalendarzowych nieprzerwanie w momencie składania wniosków. Firma musi przestawić stosowne dokumenty.
Oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans (maksymalna liczba przyznanych punktów
w oparciu o ustalone kryteria) zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów.

Realizacja zamówienia zostanie powierzona wykonawcy, który uzyska najwyższą ilość punktów.
Maksymalna liczba punktów (ocena ostateczna) = 100 pkt.

5. Termin i miejsce złożenia oferty:
5.1. Do oceny dopuszcza się ofertę, która została złożona przez platformę OpenNexus
wraz z podaniem ceny oraz uzupełnionym załącznikiem formularz ofertowy - opatrzonej pieczątką oraz podpisaną przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy.
5.2. Załącznik z opisaną koncepcją promocji, prezentacją kanałów komunikacji z wyszczególnieniem planowanych eventów, (w jeżyku angielski i polskim).
5.3. Informacja o wyłonieniu najkorzystniejszej oferty po zatwierdzeniu zostanie przekazana Oferentom mailowo.
5.4. Zamawiający dopuszcza sobie prawo anulowania postępowania bez podania przyczyny.

6.Warunki przekazania oraz dostawy:
6.1. Dostarczenia przedmiotu zapytania ofertowego zostanie do biura Zespół ds. Zarządzania Energią – ZZE przy ul. Wojska Polskiego 65, 85-825 Bydgoszcz pokój 150, przed dostarczeniem należy poinformować Zamawiającego o tym fakcie minimum dzień roboczy przed dostawą.

6.2. Zamawiający dokona odbioru jakościowego.

7. Warunki wyboru wykonawcy:
7.1. Gdy najlepsza oferta przekroczy szacowaną kwotę wybrana jest kolejna oferta mieszcząca się w szacowanej kwocie postępowania oraz spełniająca kryteria formalne i posiadająca największą liczbę punktów.

7.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dorzucenia oferty postępowania gdy opisane akcje marketingowe nie zostaną zaakceptowane przez lidera Projektu. W tym przypadku Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyboru kolejnej oferty, której akcje marketingowe zostały zaakceptowane oraz oferta spełnia warunki formalne.

7.3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny oraz nie ponosi żadnych kosztów związanych z przygotowaniem oferty przez potencjalnych wykonawców.

7.4. W przypadku rażąco niskiej ceny proponowanej przez Wykonawcę dopuszczamy możliwość odrzucenia oferty.

8. Warunki płatności:
8.1. Faktura VAT, termin płatności 30 dni po realizacji wypłacany w trzech równych transzach
Pierwsza w formie zaliczki 30 dni po popisaniu umowy, druga po realizacji pierwszej akcji pilotażowej składającej się z co najmniej dwóch eventów, ostatnia po ostatniej akcji pilotażowej.
Każdy etap zakończy się popisaniem protokołów zdawczo-odbiorczego, który jest postawą o wypłaty środków.

2) Termin przeprowadzenia usług/akcji.

- do dnia 30.10.2018 r.
- do dnia 30.01.2019 r.
- do dnia 30.04.2019 r.

9. Kontakt:
Pytania dotyczące zapytania ofertowego prosimy adresować na adres: zze@um.bydgoszcz.pl.