Dobrzyniewo Duże, 8 października 2021 r.

 Rir.271.2.2022

 ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

Urząd Gminy Dobrzyniewo Duże z siedzibą w Dobrzyniewie Dużym, ul. Białostocka 25, 16-002 Dobrzyniewo Duże, zaprasza do złożenia oferty na realizację usługi organizacji cateringu dla uczestników spotkania Grupy Roboczej w ramach projektu pn. „Wzmocnienie współpracy w zakresie zarządzania kryzysowego i bezpieczeństwa na obszarze LTPL” o nr LT-PL-5R-348 (ang. Strenghtening cooperation on crisis management and security in the LTPL area), współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu INTERREG VA Litwa – Polska 2014-2020.

I.                   Nazwa i adres Zamawiającego:

Zamawiający:

Gmina Dobrzyniewo Duże

ul. Białostocka 25

16-002 Dobrzyniewo Duże

Sprawę prowadzi:

Urząd Gminy Dobrzyniewo Duże

ul. Białostocka 25, 16-002 Dobrzyniewo Duże
tel. +48 85 7428155, fax +48 85 7197147

m.sokolska@dobrzyniewo.pl,

https://platformazakupowa.pl/pn/dobrzyniewo

I.             

II.            Tryb udzielenia zamówienia:

Zapytanie ofertowe przygotowane zgodnie z załącznikiem nr 1 do Zarządzenia Nr 52/2020 z dnia 31.12.2020 r., rozdział IX dotyczący szczegółowej procedury udzielenia zamówienia publicznego
w trybie procedury uproszczonej.

III.            Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest obsługa cateringowa podczas spotkania Grupy Roboczej w ramach projektu pn. „Wzmocnienie współpracy w zakresie zarządzania kryzysowego i bezpieczeństwa na obszarze LTPL” (ang. Strenghtening cooperation on crisis management and security in the LTPL area), współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu INTERREG VA Litwa – Polska 2014-2020.

Wykonawca zapewni pełną obsługę cateringową podczas spotkania Grupy Roboczej dla zaplanowanej liczby uczestników. Dopuszcza się możliwość zmiany poszczególnych artykułów spożywczych, po przedstawieniu propozycji zmian i uzyskaniu zgody Zamawiającego - w ścisłym reżimie sanitarnym, zgodnie z wymogami wynikającymi z  Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 marca 2021 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii.

Pełna obsługa cateringowa obejmuje:

a)      Poczęstunek w trakcie spotkania – w dniu i miejscu realizacji spotkania dla 6 uczestników.

b)   Lunch – w dniu i miejscu realizacji spotkania, w wydzielonym dla uczestników miejscu. Wykonawca zapewni obiad dla przewidzianej liczby uczestników – 6 osób, minimum: danie ciepłe, zimne i ciepłe napoje.

c)   Kolacja – w dniu i miejscu realizacji spotkania, w wydzielonym dla uczestników miejscu. Wykonawca zapewni obiad dla przewidzianej liczby uczestników – 6 osób, minimum: danie ciepłe, wędliny, sery, sałatka, ciepłe i zimne napoje, deser.

Podstawowe założenia:

1)  Przewidywana data spotkania: 12 stycznia 2022 r. Zamawiający zastrzega, iż z uwagi na obecną sytuację związaną z rozprzestrzenianiem się koronawirusa SARS-CoV-2 i zagrożeniem chorobą COVID-19, a co za tym idzie możliwym zamknięciem granic oraz zakazem wjazdu na teren Rzeczypospolitej Polskiej obywateli państw sąsiadujących, a w szczególnych przypadkach, po uzyskaniu zgody na wjazd w związku z możliwą kwarantanną, może on ulec przesunięciu co Wykonawca winien mieć na uwadze. W związku z powyższym, Wykonawca nie będzie rościł kar oraz odszkodowań w przypadku ewentualnego rozwiązania umowy.   

2)      Ilość osób uczestniczących w spotkaniu: 6 osób.

3)      Czas trwania spotkania: 1 dzień (8 godz.);

4)      Uczestnicy spotkania:

a.       3 przedstawicieli Zespołu Projektowego Partnera litewskiego,

b.       3 przedstawicieli Zespołu Projektowego Beneficjenta;

5)      Zarys planowanego programu spotkania:

a.       10:30 – 14:00 – Spotkanie Grupy Roboczej – cz. I,

b.       14:00 – 14:30 – Lunch,

c.       14:30 – 19:00 – Spotkanie Grupy Roboczej – cz. II,

d.       19:00 – Kolacja

Najpóźniej 1 dzień przed spotkaniem, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu menu do zatwierdzenia.

6)      Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

7)     Zamawiający zastrzega sobie prawo do dokonania zmian w zapytaniu ofertowym oraz unieważnienia zapytania w każdym czasie bez podawania przyczyny.

8)      Powyższe zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zlecenia.

II. Warunki jakie muszą spełniać Wykonawcy

1.       Warunkiem przystąpienia Wykonawcy do złożenia oferty jest posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania - wpis do ewidencji na wykonywanie działalności gospodarczej a także zezwolenie oraz koncesja w przypadku, gdy jest to wymagane.

2.       Wykonawca winien posiadać potencjał techniczny lub zawodowy, tj.: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej, oraz zobowiążą się do realizacji przedmiotu zamówienia w ścisłym reżimie sanitarnym, zgodnie z wymogami wynikającymi z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 marca 2021 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii.

III. Dokumenty jakie powinni dostarczyć Wykonawcy

Uzupełniona oferta dostępna na platformie zakupowej pod adresem profilu nabywcy: https://platformazakupowa.pl/pn/dobrzyniewo, w zakładce dedykowanej zapytaniu ofertowemu (pod nazwą postępowania wskazaną w tytule niniejszego zapytania ofertowego).

IV. Kryteria oceny ofert

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującym kryterium: 100 % cena ofertowa brutto.

Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która przedstawi najniższą cenę i uzyska 100 pkt.

V. Sposób przygotowania oferty

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim za pośrednictwem Platformy zakupowej pod adresem profilu nabywcy: https://platformazakupowa.pl/pn/dobrzyniewo, w zakładce dedykowanej zapytaniu ofertowemu (pod nazwą postępowania wskazaną w tytule niniejszego zapytania ofertowego).

2.    Ofertę należy złożyć za pośrednictwem Platformy zakupowej. Złożenie więcej niż jednej oferty zamówienia spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Wykonawcę.

3.       Oferta nie może być złożona za pomocą poczty elektronicznej Zamawiającego.

4.       Ofertę należy złożyć do dnia: 10.01.2022 r., do godziny 10:00.

5.       Wymagania techniczne i organizacyjne związane z wykorzystaniem Platformy zakupowej:

         1)         w niniejszym zapytaniu ofertowym komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawca odbywa się przy użyciu Platformy (adres: https://platformazakupowa.pl/pn/dobrzyniewo) przez dostępny na stronie danego postępowania formularz „Wyślij wiadomość”;

         2)         wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania oraz odbierania dokumentów elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu zostały opisane w Regulaminie korzystania z Platformy (adres: https://platformazakupowa.pl/pn/dobrzyniewo). Składając ofertę Wykonawca akceptuje Regulamin Internetowej Platformy zakupowej platformazakupowa.pl firmy Open Nexus Sp. z o.o. dla Użytkowników (Wykonawców);

         3)         Zamawiający informuje, że posiadanie konta na Platformie jest dobrowolne, a złożenie oferty w zapytaniu ofertowym jest możliwe bez posiadania konta. Wykonawca nieposiadający konta na Platformie Zakupowej może za jej pośrednictwem wprowadzić zmiany do złożonej oferty. Wykonawca niezalogowany nie może samodzielnie wycofać oferty. W celu wycofania oferty należy skontaktować się z Centrum Wsparcia Klienta, które służy pomocą techniczną od godziny 7:00 do godziny 17:00 od poniedziałku do piątku pod numerem telefonu 22 101 02 02 lub e-mail: cwk@platformazakupowa.pl. Na Platformie Zakupowej w zakładce „Instrukcje dla wykonawców” opisana jest szczegółowa procedura zmiany i wycofania oferty. Po upływie terminu składania ofert Wykonawca skutecznie dokonać zmiany ani wycofać złożonej oferty;

         4)         Na stronie Platformy zakupowej znajduje się Instrukcja dla Wykonawców;

         5)         W przypadku pytań dotyczących funkcjonowania i obsługi technicznej Platformy zakupowej, prosimy o skorzystanie z pomocy Centrum Wsparcia Klienta, które udzieli wszelkich informacji związanych z procesem składania ofert, rejestracji czy innych aspektów technicznych platformy. Centrum Wsparcia Klienta dostępne jest codziennie od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:00 do 17:00 pod numerem tel. 22 101 02 02 lub za pośrednictwem adresu e-mail: cwk@platformazakupowa.pl.

VI. Informacje dodatkowe:

1.       Komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcą odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną za pośrednictwem formularza „Wyślij wiadomość” dostępnego na stronie internetowej profilu nabywcy: https://platformazakupowa.pl/pn/dobrzyniewo w zakładce dedykowanej zapytaniu ofertowemu. Formularz „Wyślij wiadomość” służy do zadawania pytań Zamawiającemu oraz przesyłania dokumentów, o których uzupełnienie wezwał Wykonawcę Zamawiający.

2.       UWAGA: formularz „Wyślij wiadomość” służy wyłącznie do komunikacji, a nie do składania ofert. Składanie ofert musi odbywać się poprzez formularz ofertowy dostępny na stronie zapytania ofertowego, zgodnie z instrukcją zawartą w linku na stronie postępowania. Ofertę Wykonawca może złożyć wyłącznie za pośrednictwem Platformy zakupowej, zgodnie z opisem w dziale V niniejszego zapytania ofertowego.

3.       W sytuacjach awaryjnych np. w przypadku przerwy w funkcjonowaniu lub awarii lub niedziałania https://platformazakupowa.pl/pn/dobrzyniewo Zamawiający może również komunikować się z Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej, na adres: i.karczewska@dobrzyniewo.pl, z zastrzeżeniem, że Ofertę Wykonawca może złożyć wyłącznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej, zgodnie z opisem w dziale V niniejszego zapytania ofertowego.

4.       Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie dotyczące treści zapytania ofertowego. Zamawiający  może  udzielić  wyjaśnień,  o  ile uzna to za niezbędne i w  takiej sytuacji zamieści je na stronie internetowej profilu nabywcy, na której zamieszczona jest treść zapytania ofertowego - https://platformazakupowa.pl/pn/dobrzyniewo.

5.       Informację o wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający przekaże jednocześnie   wszystkim Wykonawcom, którzy złożyli oferty oraz zamieści na stronie internetowej profilu nabywcy, na której zamieszczona jest treść zapytania ofertowego - https://platformazakupowa.pl/pn/dobrzyniewo. Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza,  Zamawiający wskaże termin i miejsce podpisania umowy.

6.       Umowa zostanie zawarta zgodnie ze wzorem umowy dołączonym do zapytania ofertowego.

7.       Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcami:

    Pani Małgorzata Sokólska

    Urząd Gminy Dobrzyniewo Duże

ul. Białostocka 25,16-002 Dobrzyniewo Duże

tel. +48 85 7428155, fax +48 85 7197147

e-mail: m.sokolska@dobrzyniewo.pl

strona internetowa: www.dobrzyniewo.pl

profil nabywcy: https://platformazakupowa.pl/pn/dobrzyniewo

godziny pracy: poniedziałek - piątek od 7:30 – 15:30

8.       Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego w każdym czasie. Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia z tego tytułu.

VII. Klauzula informacyjna RODO:

1.  Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Dobrzyniewo Duże z siedzibą w Dobrzyniewie Dużym przy ulicy Białostockiej 25 reprezentowanej przez Wójta;

2.     Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych możliwy jest pod adresem email: iod@eterneco.eu.

3.     Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu: przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 130 000,00 zł netto, zgodnie z procedurą udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty określonej w art. 2 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych obowiązującej w Urzędzie Gminy Dobrzyniewo Duże.

4.     Odbiorcą/ami Pani/Pana danych osobowych jest/będą: Pani/Pan jako uczestnik     postępowania, każda osoba na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej;

Ponadto Pani/Pana dane osobowe będą opublikowane na stronie internetowej profilu nabywcy, na której zamieszczona jest treść zapytania ofertowego - https://platformazakupowa.pl/pn/dobrzyniewo, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z procedury udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty określonej w art. 2 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych obowiązującej w Urzędzie Gminy Dobrzyniewo Duże.

(Uwaga: Organy publiczne, które mogą otrzymywać Pani/Pana dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, nie są uznawane za odbiorców!)

5.    Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.

6.  Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres co najmniej 5 lat, a w przypadku zawarcia umowy 25 lat, zgodnie z załącznikiem nr 5 do   rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych ( Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).

7.    Ma Pani/Pan prawo żądać od Wójta Gminy:

         1)         dostępu do swoich danych osobowych;

         2)         sprostowania swoich danych osobowych;

         3)         usunięcia lub ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.

(Uwaga: dostęp, usunięcie lub ograniczenie przetwarzania Pani/Pana danych  musi być zgodne z przepisami prawa, na podstawie których odbywa się przetwarzanie oraz na podstawie przepisów prawa dotyczących np. archiwizacji!).

8.     Jeżeli Pani/Pan uzna, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych jest nieprawidłowe, ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9.       Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne.

10.   Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119) oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str.2, zwane dalej „RODO”.

 Załączniki:

1) Załącznik nr 1 - wzór umowy.

 Z up. WÓJTA GMINY