Zwracam się zapytaniem o organizację spotkań w ramach projektu ReSites. W dniach 9-11 maja 2017r. Miasto Bydgoszcz organizuje spotkanie partnerów projektu ReSites, w tym międzynarodowe szkolenie dotyczące zrównoważonej remediacji terenów poprzemysłowych. Ponadto planowana jest wizyta studyjna terenu pilotażowego tj. dawnego „Zachemu”.

Uczestnikami szkolenia będą partnerzy projektu, ich instytucje stowarzyszone oraz interesariusze z Bydgoszczy – około 40 -60 uczestników. Szkolenie będzie odbywało się w budynku Idea Przestrzeń dla Biznesu w Bydgoszczy, ul. Bydgoskich Przemysłowców 6.

Przedmiotem zamówienia jest:

1. Pakiet organizacyjny
1.1. Zapewnienie transportu uczestników z hotelu do miejsca spotkań: 10 maja z/do Hotel - Idea Przestrzeń Biznesu, przewóz po terenie Zachemu podczas wizyty studyjnej trwającej ok. 1,5h, 11 maja z/do Solca Kujawskiego wraz z transportem na miejsce terenu pilotażowego.
1.2. Zapewnienie kolacji w dniu 9 maja (Wykonawca winien zaproponować do akceptacji Zamawiającego 3 miejsca w Centrum Bydgoszczy), kolacja winna obejmować I danie, II danie: 2 rodzaje mięs i rybę oraz w razie potrzeby dania wegetariańskie, sałatki, warzywa, ziemniaki, kasza lub ryż, napoje ciepłe i zimne, deser). W tym dniu kolacja będzie organizowana dla mniejszej liczby gości, szacowana liczba to około 20 osób.
1.3. Zapewnienie przerw kawowych ciągłych wraz ze słodkim poczęstunkiem (ciasteczka lub ciasta).
1.4. Zapewnienie lunchu w dniu 10 maja, oferowanego w budynku Idea Przestrzeń Biznesu, posiłek ciepły, pierwsze danie: zupa, II danie: mięso, ryba, warzywa lub sałatki, ziemniaki, kasza lub ryż, deser.
1.5 Zapewnienie kolacji dla uczestników w dniu 10 maja (Wykonawca winien zaproponować do akceptacji Zamawiającego 3 miejsca w centrum Bydgoszczy), kolacja winna obejmować I danie, II danie: 2 rodzaje mięs i rybę oraz w razie potrzeby dania wegetariańskie, sałatki, warzywa, ziemniaki, kasza lub ryż, napoje ciepłe i zimne, deser).
1.6 Zwiedzanie Bydgoszczy z przewodnikiem, język angielski, termin 9 lub 11 marca - 1 h.
1.7 Zapewnienie tłumaczenia symultanicznego podczas szkolenia wraz z niezbędnym sprzętem.
1.8 Wykonanie identyfikatorów dla uczestników.
1.9 Usługa organizacyjna/koordynacyjna.

II. Ważne informacje:
• Projekt ReSites Środowiskowa rehabilitacja terenów poprzemysłowych w Europie Środkowej współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, realizowany jest w ramach programu Interreg Europa Środkowa. Wszystkie dokumenty, materiały winny być sporządzone na wzorach projektu, które zostaną dostarczone przez Zamawiającego.
• Restauracja powinna być zlokalizowana w Centrum miasta, serwowane posiłki powinny być dobrej jakości. Kolacja nie może być zamówiona w barze mlecznym, restauracji fast-food lub podobnym jakością miejscu.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny.
• Ze strony Miasta Bydgoszczy zapewnione zostanie: zaproszenie uczestników, rezerwacja hoteli dla gości, rejestracja online uczestników, sporządzenie listy obecności, oznakowanie miejsca spotkania, obsługa rejestracji.
• Pakiet organizacyjny rozliczany będzie w zależności od ilości osób uczestniczących i korzystających z poszczególnych usług, przy czym Zamawiający przekaże ostateczną ilość uczestników na minimum 10 dni przed spotkaniem. Wycena dotyczy maksymalnej szacowanej ilości osób, jednak rzeczywista liczba osób znana będzie po zakończeniu rejestracji uczestników.
• Możliwe jest zamówienie przez Zamawiającego usług dodatkowych lub uzupełniających w wysokości do 30% wynagrodzenia umownego.

III. Kryterium oceny.
100% cena, oferty z rażąco niską ceną (ceną gwarantującą pozyskanie zamówienia, ale nie oddającą rzeczywistych kosztów wykonania określonego przedmiotu zamówienia) zostaną odrzucone.
IV. Termin
Termin wykonania przedmiotu zamówienia: w dniu spotkania tj. 9-11 maja.

V. Termin składania ofert
Termin składania ofert upływa w dniu 7.04.2017 o godz. 13.00. Odpowiedzi prosimy przesyłać pocztą elektroniczną na adres osób, które są odpowiedzialne za realizację projektu:
Hanna Lewandowska – tel. 52 58 58 036, mail: h.lewandowska@um.bydgoszcz.pl

VI. Warunkiem udziału w postępowaniu jest organizacja min. 1 szkolenia, spotkania, eventu dla min. 40 osób o podobnym charakterze.

Ofertę należy sporządzić według wzoru:
Cena netto Cena brutto
1.1 Transport
1.2 Kolacja/os w dniu 9 maja
1.3 Przerwa kawowa/os w dniu 10 maja
1.4 Lunch/os w dniu 10 maja
1.5 Kolacja/os w dniu 10 maja
1.6 Zwiedzanie z przewodnikiem
1.7 Tłumaczenie symultaniczne
1.8 Identyfikatory
1.9 Opłata organizacyjna/koordynacyjna.

Załączniki:
1. Agenda spotkania.