ZAPYTANIE OFERTOWE

Postępowanie prowadzone na podstawie Zarządzenia Nr 498/2020 PREZYDENTA MIASTA ELBLĄG z dnia 15 grudnia 2020 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwota 130 000 złotych w Urzędzie Miejskim w Elblągu.

DZP.271.62.2023.JG

Zapewnienie scenotechniki wraz z zadaszeniem oraz usługą nagłośnienia i oświetlenia na potrzebę realizacji koncertów plenerowych odbywających się w ramach wydarzenia pn. "XVII Elbląskie Święto Chleba" w dniach 25-  27 sierpnia 2023 roku.

I.   ZAMAWIAJĄCY:

GMINA – MIASTO ELBLĄG

82-300 Elbląg, ul. Łączności 1 

II.    Opis przedmiotu zamówienia

1.   Przedmiot i zakres zamówienia obejmuje realizację  scenotechniki polegającej na zapewnieniu niezbędnego sprzętu scenotechnicznego wraz z zadaszeniem scenicznym oraz usługą nagłośnienia i oświetlenia na potrzebę przeprowadzenia koncertów plenerowych artystów wykonujących koncerty i próby w ramach wydarzenia pn. „XVII Elbląskie Święto Chleba”  w terminie 25.08.2023r – 27.08.2023r , na placu obok  Katedry pw. Św. Mikołaja w Elblągu .

2.   Zakres zamówienia obejmuje:

a)   zapewnienie  konstrukcji zadaszenia scenicznego wraz z  osłoną z trzech stron sceny plenerowej o określonych minimalnych wartościach: tj.: 600 kg - udźwig belka przednia, 900 kg - udźwig belka tylna, 500 kg – udźwig belka środkowa ,800 kg – udźwig każdego z dwóch wingów z przeznaczeniem na nagłośnienie. Konstrukcja zadaszenia powinna zmieścić pod poszyciem dachowym scenę o wymiarach minimum 10m x 8m z możliwością rozbudowania jej do wymiarów 12m x 9m. Prześwit pomiędzy ziemią a belką dolną zadaszenia scenicznego powinien wynosić minimum 7,2m;

b)  zapewnienie dodatkowo do konstrukcji zadaszenia scenicznego okna w stylu „wing” pod nagłośnienie o szerokości minimum 1,4m do maximum 1,8m i udźwigu 800kg na każdą ze stron;

c)  wyposażenie konstrukcji zadaszenia scenicznego w wyciągarki w klasie minimum D8+, minimum 1 - tonowe;

d)  zapewnienie sprzętu nagłośnieniowego wraz z obsługą, zgodnie z riderami artystów, stanowiącymi Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego wraz z niezbędnym okablowaniem, usługą montażu i demontażu;

e)  zapewnienie sprzętu oświetleniowego wraz z obsługą zgodnie z riderami artystów, stanowiącymi     Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego wraz z niezbędnym  okablowaniem, montażem i demontażem;

f)  zapewnienie stanowiska FOH oraz wyposażenia stanowiska monitorującego na potrzebę realizacji koncertów i prób artystów występujących na scenie podczas imprezy. Zamawiający zbuduje stanowisko monitorujące o wymiarach 4m x 3m oraz stanowisko o wymiarach 6m x 3m z przeznaczeniem na risery artystów występujących podczas imprezy, zintegrowane ze sceną;

g) zapewnienie namiotów o wymiarach odpowiadających wymiarom stanowiska dla monitorów oraz riserów  ( tj. odpowiednio 4m x  3m i 6m x 3m),w kolorze czarnym, stanowiące ich zadaszenie;

h) zapewnienie obsługi realizatorskiej tj. obsługę podczas trwania imprezy, pomoc fizyczną przy rozładunku i załadunku oraz przy montażu i demontażu sprzętu artystów występujących na scenie w trakcie wydarzenia pn. „XVII Elbląskie Święto Chleba ”.

3. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu wraz z ofertą zaakceptowanego przez przedstawicieli artystów projektu rozmieszczenia sprzętu tzw. „PLOT” uzgodnionego z wszystkimi artystami występującymi na scenie podczas wydarzenia pn. „XVII Elbląskie Święto Chleba”.

4. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu wraz z ofertą aktualne dokumenty potwierdzające wszystkie określone w ZAŁĄCZNIKU nr 6 do Zapytania ofertowego, parametry stanowiące jednolitą całość oferty, bez których złożona oferta nie będzie brana pod uwagę.

5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

6. Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania wszelkich działań związanych z realizacją

niniejszego zamówienia zgodnie z przepisami BHP oraz posiadaniem odpowiedniego ubezpieczenia.

7. Wykonawca może wejść na teren w celu przygotowania i prawidłowego wykonania usługi w dniu

    24.08.2023r. od godz. 12.00.

8.   Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania  ofert.

III.  TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

data rozpoczęcia – 25 sierpnia 2023r

data zakończenia – 27 sierpnia 2023 r.

IV.   WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

1. wykonanie w sposób należyty w okresie ostatnich 3 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie co najmniej 3 usług polegających na zabezpieczeniu scenotechniki, tj. sceny, nagłośnienia, oświetlenia i obsługi technicznej koncertów plenerowych podczas imprezy masowej, w której udział wzięło minimum 3000 widzów, potwierdzonych referencjami stwierdzającymi należyte wykonanie usługi.  

W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający wymaga, aby co najmniej trzy usługi potwierdzające spełnienie przedmiotowego warunku zostały wykonane przez tego z Wykonawców wspólnie ubiegających się, który wykona usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

Na potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający wymaga złożenia WYKAZU USŁUG, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 4 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO wraz z referencjami.

Zamawiający będzie oceniał wyłącznie oferty Wykonawców, którzy spełniają przedmiotowy warunek udziału w postepowaniu.

2. dysponowanie osobami skierowanymi przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, tj.:

a)  minimum dwoma osobami posiadającymi uprawnienia do montażu konstrukcji i rusztowań tymczasowych

b) minimum dwoma osobami posiadającymi uprawnienia elektryczne w zakresie eksploatacji i podłączeń urządzeń

c) minimum dwoma osobami posiadającymi uprawnienia w zakresie obsługi wciągników i wyciągarek z poziomu roboczego.

Na potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający wymaga złożenia WYKAZU OSÓB, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 5 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

Zamawiający będzie oceniał wyłącznie oferty Wykonawców, którzy spełniają przedmiotowy warunek udziału w postepowaniu.

V.     Opis sposobu obliczenia ceny

1. Cena musi zawierać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.
2. Cena Netto oferty musi odpowiadać wartości podanej w wierszu „cena bez VAT” w ZAŁĄCZNIKU NR 1 OFERTA WYKONAWCY

3.  W ZAŁĄCZNIKU NR 1 OFERTA WYKONAWCY  należy podać cenę (brutto) wykonania zamówienia, cenę bez VAT wykonania zamówienia oraz stawkę i kwotę VAT.  

4. Cena nie podlega waloryzacji.

VI.   Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty najkorzystniejszej wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert

1.      Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryterium oceny ofert określonego w ZAPYTANIU OFERTOWYM.

2.      Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższym kryterium o następującym znaczeniu:

(1) cena (brutto) - 100 %

3.               Sposób oceny ofert:

Liczba punktów przyznawana w przyjętym kryterium oceny ofert: X_C x 100%

Sposób obliczenia: X_{C =} cena (brutto) najniższa x 100 pkt / cena (brutto) badanej oferty

VII. termin składania ofert

1.      Oferty należy składać do dnia 4 sierpnia 2023 r. do godziny 09:30

2.      Zamawiający informuje, że składanie ofert odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

3.      Składana oferta musi zawierać:

-  wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 1 do Zapytania ofertowego - OFERTA WYKONAWCY

-  wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 4 do Zapytania ofertowego – WYKAZ USŁUG (wraz z referencjami)

-  wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 5 do Zapytania ofertowego – WYKAZ OSÓB

-  wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 6 do Zapytania ofertowego – PARAMETRY ZAMÓWIENIA (wraz z dokumentami potwierdzającymi wszystkie parametry)

-  zaakceptowany przez przedstawicieli artystów projekt rozmieszczenia sprzętu tzw. „PLOT”

VIII.     Osoby upoważnione do kontaktu z Wykonawcami

Justyna Grabowska– Departament Zamówień Publicznych, Urząd Miejski w Elblągu, pok. 404, telefon 55 239-31-78, e-mail: dzp@umelblag.pl

Zamawiający informuje, że korespondencja z Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

IX.      Wzór umowy lub istotne postanowienia umowy, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy albo ogólne warunki umowy określające warunki realizacji zamówienia, które po dokonaniu wyboru Wykonawcy nie podlegają zmianom

Zamawiający przekazuje wzór Umowy stanowiący ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

X.     Informacje dodatkowe

1.      Zamawiający wymaga, aby złożona przez Wykonawcę oferta stanowiła ofertę handlową, na podstawie której Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej.

2.               Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmiany w treści niniejszego zapytania ofertowego przed terminem składania ofert, a także prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn oraz prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty.

3.      Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

4.               W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień i dodatkowych informacji dotyczących treści złożonych ofert.

5.      Ofertę należy sporządzić w języku polskim.

XI.   Załączniki  

1.    ZAŁĄCZNIK NR 1 - OFERTA WYKONAWCY

2.    ZAŁĄCZNIK NR 2 – WZÓR UMOWY

3.    ZAŁĄCZNIK NR 3 – RIDERY TECHNICZNE WYKONAWCÓW

4.    ZAŁĄCZNIK NR 4 – WYKAZ USŁUG

5.    ZAŁĄCZNIK NR 5 – WYKAZ OSÓB

6.    ZAŁĄCZNIK NR 6  - PARAMETRY ZAMÓWIENIA