Szanowni Państwo,

informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym organizacji.

Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz elektroniczny.

Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku: - niewystarczających środków na realizację zamówienia, - zmianę zapotrzebowania Zamawiającego.

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel 52 58 59 273  

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy. 

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.

ZAPYTANIE OFERTOWE

usługa cateringowa na uroczystej gali - tort i napoje dla 200 osób 

ZAMAWIAJĄCY

Miasto Bydgoszcz, ul. Jezuicka 1, 85-102 Bydgoszcz

Wydział prowadzący postępowanie

Biuro Aktywności Społecznej

Osoby do kontaktu

Karolina Jaruszewska - tel. 52 58 59 273 - karolina.jaruszewska@um.bydgoszcz.pl

Miasto Bydgoszcz, w związku z uroczystą galą konkursu Bydgoski Wolontariusz Roku 2023, która odbędzie się w dniu 5 grudnia 2023 roku w Teatrze Kameralnym w Bydgoszczy, planuje zamówienie usługi cateringowej. 

OPIS PLANOWANEGO PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa cateringowa (dostarczenie produktów i wyrobów, ich ekspozycja oraz obsługa kelnerska) dla 200 osób, uczestniczek i uczestników uroczystej gali, obejmująca następujące elementy:

Zapewnienie poczęstunku dla 200 osób wraz z obsługą kelnerską. Poczęstunek na stojąco, przy wysokich stołach bankietowych. Poczęstunek serwowany w Teatrze Kameralnym przy ul. Grodzkiej 14-16, w foyer (między drzwiami wejściowymi a szatnią). 

Poczęstunek składający się z: 

1. ustawionego pobocznie stołu z:

• Napoje ciepłe: kawa, herbata: dla 200 osób

• Cukier biały w saszetkach 5g: 100 saszetek

• Mieszadełka jednorazowe (drewniane) do kawy, herbaty: 200 szt

• Filiżanki do kawy/herbaty (naczynia szklane/ceramiczne): 200 szt

2. wyeksponowanego centralnie tortu:

• Kształt tortu: prostokątny

• Smak tortu: królewski 

• Napis na torcie w trzech liniach:
  “Bydgoski Wolontariusz Roku
  5 grudnia 2023
  20 lat konkursu”

• Liczba porcji: 200 porcji

• Talerzyki jednorazowe, papierowe, białe: 200 szt.

• Widelczyki jednorazowe, drewniane: 200 szt

• Serwetki: 200 szt

Usługa obejmuje także:

• Zapewnienie stołów do serwowania kawy/herbaty, stołu do tortu oraz wysokich stołów bankietowych (5 szt.) 

• Dostarczenie i ustawienie stołów, rozłożenie naczyń, napojów, wyeksponowanie produktów - w godzinach 13.00-13.45 - 5 grudnia 2023 r.

• Obsługa kelnerska - minimum 3 osoby, pomoc przy przygotowywaniu napojów, cięcie tortu i częstowanie gości - w godzinach około 13.50-14.45 - 5 grudnia 2023 r.

• Zapewnienie 10 opakowań papierowych na minimum trzy porcje tortu na wynos.

Uprzejmie prosimy o składanie kompletnych ofert cenowych, obejmujących wszystkie zakładane przez wykonawcę elementy. 

Usługa obejmuje przygotowanie tortu, napojów (kawy, herbaty) z produktów świeżych, wysokiej jakości, z uwzględnieniem wymagań określonych odpowiednio w przepisach Ustawy z dnia 25.08.2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. 2023 poz. 1448 t.j.) rozporządzeniach wykonawczych i innych obowiązujących w tym zakresie przepisach z zachowaniem zasad systemu analizy zagrożeń i krytycznych punktów kontroli – HACP, zasad żywienia dietetyki stosowanej opracowanej przez Instytut Żywności i Żywienia. 

WARUNKI PRZYSTĄPIENIA, KOMUNIKACJA

Komunikacja w postępowaniu, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów, oświadczeń lub zapytań między zamawiającym, a wykonawcą odbywa się za pośrednictwem Platformy Zakupowej Open Nexus                 pod adresem: www.platformazakupowa.pl/pn/bydgoszcz 

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

Oferty złożone po ustalonym terminie lub poza Platformą Zakupową Open Nexus nie będą rozpatrywane.

Składając ofertę w postępowaniu wykonawca oświadcza, że spełnia warunki udziału, nie podlega wykluczeniu z postępowania na zasadach określonych przez zamawiającego oraz posiada uprawnienia, wiedzę i doświadczenie niezbędne do należytego wykonania przedmiotu zamówienia.

Od wykonawców wymaga się przynajmniej trzyletniego doświadczenia w świadczeniu usług zbieżnych z przedmiotem zamówienia, oświadczonego poprzez stosowny wpis w formularzu.

Z wybranym wykonawcą zostanie podpisana umowa.

Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający może dokonać ponownego badania i oceny ofert spośród ofert pozostałych w postępowaniu Wykonawców oraz wybrać kolejną najkorzystniejszą ofertę albo unieważnić postępowanie.

Uczestnicy zostaną poinformowani o wyborze oferty drogą elektroniczną.

KRYTERIUM OCENY OFERT

Zamówienie zostanie udzielone wykonawcy, który spełni warunki formalne i zaoferuje najniższą cenę.

TERMINY I ZASADY PŁATNOŚCI

Termin realizacji: 5.12.2023 r. w godzinach wyżej określonych.

Zamawiający dokona zapłaty wynagrodzenia za przedmiot zamówienia przelewem  w terminie 14 dni od dnia wykonania usługi i otrzymania prawidłowo wystawionej faktury/rachunku. 

Wykonawca zapłaci zamawiającemu karę umowną w wysokości 10 % wynagrodzenia w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia.

KLAUZULA INFORMACYJNA 
dotycząca przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że: 

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest: Gmina Miasto Bydgoszcz z siedzibą przy ul. Jezuickiej 1, 85-102 Bydgoszcz.

2. W sprawach związanych z ochroną Państwa danych osobowych proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych za pomocą adresu e-mail: iod@um.bydgoszcz.pl lub pisemnie na adres: Urząd Miasta Bydgoszczy Inspektor Ochrony Danych, ul. Jezuicka 1, 85-102 Bydgoszcz.

3. Państwa dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarcia umowy, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny stosowania sformalizowanych procedur udzielania zamówień publicznych spoczywający na Zamawiającym – w oparciu   o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej uPzp - Dz.U. z 2019 r., poz. 2019 ze zm.) oraz aktów wykonawczych do uPzp.

4. Odbiorcami Państwa danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 uPzp.

5. Państwa dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 uPzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia,            a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy. W przypadku projektów dofinansowanych z budżetu Unii Europejskiej – okres przetwarzania wynikał będzie z zasad określonych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków.

6. Obowiązek podania przez Państwa danych osobowych bezpośrednio Państwa dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach uPzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z uPzp.

7. Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz nie będą podlegały profilowaniu, stosowanie do art. 22 RODO.

8. Do Państwa danych osobowych mogą mieć dostęp, wyłącznie na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania, podmioty zewnętrzne realizujące usługi na rzecz Urzędu Miasta Bydgoszczy, w szczególności firmy informatyczne świadczące usługi utrzymania i rozwoju systemów informatycznych, tj. MADKOM S.A. z siedzibą w Gdyni, ul. Zwycięstwa 96/98 oraz Open Nexus Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Bolesława Krzywoustego 3.

9. W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych jesteście Państwo uprawnieni do:

a. dostępu do swoich danych osobowych – na podstawie art. 15 RODO,

b. sprostowania lub uzupełnienia swoich danych osobowych – na podstawie art. 16 RODO, przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników. 

c. żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania                  w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia,

d. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy RODO.

10. Nie przysługuje Państwu:

a. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; 

b. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO.

11. Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Państwu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.