Zapytanie ofertowe

    1. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem oferty jest wyłonienie eksperta lub zespołu ekspertów.  Ekspertami mogą być: 

1) osoby z uprawnieniami do weryfikacji dokumentacji projektowej i kosztorysowania, niezwiązane umową o pracę z Urzędem; 

2) kadra naukowa poznańskich uczelni wyższych.

Zadaniem eksperta lub zespołu ekspertów będzie zweryfikowanie negatywnych decyzji wydziałów merytorycznych względem projektów inwestycyjnych zgłoszonych do Poznańskiego Budżetu Obywatelskiego 2025.

Nabór projektów do Poznańskiego Budżetu Obywatelskiego 2025 (PBO25) trwał między 6 a 31 maja 2024 r. W tych dniach mieszkańcy Poznania złożyli ponad 200 różnorodnych pomysłów na poprawę komfortu życia w Poznaniu. Zanim projekty trafią na listę do głosowania poddawane są weryfikacji przez wydziały i jednostki miejskie Urzędu Miasta Poznania. Projekty zaopiniowane pozytywnie trafią automatycznie na kartę do głosowania, w przypadku projektów zaopiniowanych negatywnie, wnioskodawcy przysługuje prawo do odwołania się od decyzji wydziału merytorycznego.
W przypadku odwołania od negatywnej opinii wydziału lub jednostki dla projektu inwestycyjnego, co do którego podstawą są koszty projektu przewyższające limity finansowe założone w Poznańskim Budżecie Obywatelskim 2025, lub inne przesłanki wynikające z zasad PBO25, zwołuje się spotkanie odwoławcze, w którym uczestniczy – powołany przez Gabinet Prezydenta Urzędu Miasta Poznania – ekspert lub zespół ekspertów, którego głos jest decydujący.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

Zamówienie będzie realizowane w terminie 26.08.2024 – 20.09.2024 r. w ramach procedury odwoławczej PBO24.
Przedmiot zamówienia obejmuje udział merytoryczny w pracach zespołu ekspertów, którego celem jest opracowanie jednoznacznych opinii, dotyczących możliwości realizacji przez Miasto wniosku złożonego do PBO25 zgodnie z zasadami PBO25, stanowiącymi załącznik nr 1 do postępowania.
Wydanie opinii do projektów będzie polegało na analizie dokumentów oraz na udziale w spotkaniach z wnioskodawcami projektów, które odbywać się będą pod koniec procedury odwoławczej.

Zakres prac:
Wykonawca zobowiązuje się:
a)    uczestniczyć w posiedzeniach zespołu ekspertów w terminie każdorazowo uzgodnionym z Zamawiającym zgodnie z okresem realizacji zamówienia,
b)    zaopiniować wnioski ocenione negatywnie przez wydziały Urzędu Miasta Poznania, co do których wszczęto procedurę odwoławczą, co zostanie udokumentowane opinią przygotowaną przez Wykonawcę w formie autorskiego komentarza/stanowiska o objętości nie mniejszej niż 50 wyrazów.

Sposób realizacji zamówienia przez Wykonawcę:
a)    Zamawiający nie pokrywa kosztów dojazdu, wyżywienia i noclegu Wykonawcy na potrzeby realizacji Zamówienia. Oferta cenowa Wykonawcy powinna zawierać wszystkie koszty związane z realizacją Zamówienia będącego przedmiotem Zapytania,
b)    przygotowanie części dokumentacji na potrzeby wystawienia opinii do projektów może odbywać się w siedzibie Wykonawcy, natomiast spotkania odwoławcze z wnioskodawcami odbywać się będą w siedzibie Urzędu Miasta Poznania, pl. Kolegiacki 17, w siedzibach wydziałów merytorycznych UMP, lub w formie zdalnej – online,
c)    Wykonawca zobowiązuje się przekazać Zamawiającemu pełnię autorskich praw majątkowych do wszystkich materiałów opracowanych w toku realizacji Zamówienia,
d)    Wykonawca dokonuje oceny wniosków po zapoznaniu się z niezbędnymi dokumentami.

    2. Termin wykonania zamówienia:

Posiedzenia zespołu ekspertów – maksymalnie 5 dni roboczych - (każde trwające ok. 4-5 h; do 0,5 h na każdego Wnioskodawcę) będą organizowane w okresie od 26.08 do 20.09.2024 r. w ramach procedury odwoławczej PBO25. Dokładne terminy posiedzeń zespołu zostaną uzgodnione z Wykonawcami. Zamawiający zastrzega sobie prawo do podania liczby spotkań odwoławczych oraz liczby wniosków do analizy w ostatniej fazie realizacji przedmiotu zamówienia ze względu na niemożliwość jej wcześniejszego dookreślenia.

    3. Opis kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej:

Kryterium oceny ofert:

Wzór stosowany przy wyborze oferty:

            cena najtańszej z ofert

Liczba punktów oferty ocenianej = B+    [      -------------------------     ]         x maksymalna liczba punktów (60)

             cena oferty ocenianej

Doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia będzie punktowane pod względem różnorodności i ilości przeprowadzonych projektów/dokumentacji projektowej, na podstawie przedstawionych referencji/dokumentów poświadczających udział w realizacji zlecenia/projektu. Pod uwagę będą brane projekty, których całkowity koszt realizacji przekracza 50 000 zł brutto.  
Obszary punktowane:
- zieleń miejska i architektura krajobrazu,
- ochrona środowiska,
- transport zbiorowy,
- infrastruktura sportowa,
- infrastruktura rekreacyjna,
- infrastruktura drogowa i bezpieczeństwa drogowego,
 
30 pkt – co najmniej 1 udokumentowane doświadczenie we wszystkich wymienionych obszarach,
25 pkt - co najmniej 1 udokumentowane doświadczenie w co najmniej 5 obszarach,
20 pkt - co najmniej 1 udokumentowane doświadczenie w co najmniej 4 obszarach,
15 pkt - co najmniej 1 udokumentowane doświadczenie w co najmniej 3 obszarach,
10 pkt - co najmniej 1 udokumentowane doświadczenie w co najmniej 2 obszarach,
5 pkt - co najmniej 1 udokumentowane doświadczenie w co najmniej 1 obszarze.

Dodatkowe punkty (max. 10 do rozdysponowania) będą przyznawane za liczbę zrealizowanych projektów/zleceń.

    4. Opis warunków udziału w postępowaniu:

1.    W postępowaniu mogą brać udział Wykonawcy, którzy wykonali w ciągu ostatnich trzech lat, samodzielnie lub byli członkami zespołu, wykonującego co najmniej jedną usługę kosztorysowania inwestycji lub dokumentacji projektowej, przy czym wartość inwestycji wyniosła nie mniej niż 50 000 zł brutto.
2.    Na dowód spełnienia warunku wymienionego w pkt. 1, wykonawca jest zobowiązany złożyć wraz z ofertą dokumenty potwierdzające należyte zrealizowanie powyższej wyceny lub dokumentacji projektowej, wystawione przez podmiot, na rzecz którego była wykonywana.
3.    Wykonawca zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą oświadczenia, że dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

    5. Opis sposobu przygotowania oferty:

    1) Niniejsze postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

    2) Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

    3) Dokumenty sporządzone w języku obcym składa się wraz z tłumaczeniem na język polski.

    4) Oferta i wszystkie inne wymagane oświadczenia muszą być złożone poprzez wypełnienie interaktywnego formularza poniżej.

    5) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w odpowiedzi na Zapytanie ofertowe.

    6) Wykonawcy składają ofertę zgodnie ze wszystkimi wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym.

    7) Opis sposobu obliczenia ceny oferty:

    a) Cena netto + podatek VAT = cena brutto

    b) Cena podana w formularzu musi obejmować całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia oraz wszelkie koszty towarzyszące, konieczne do poniesienia przez Wykonawcę z tytułu realizacji zamówienia i uwzględniać wszystkie czynności związane z prawidłową i terminową realizacją zamówienia.

    c) Ostateczna cena zadeklarowana w ofercie musi zawierać prawidłową stawkę podatku VAT oraz musi być wyrażona w złotych z dokładnością do setnych części złotego, tj. do drugiego miejsca po przecinku.

    d) Obowiązująca stawka podatku VAT 23%.

 8 ) Oferta cenowa ma zawierać następujące dokumenty:
 a) kosztorys działań w ramach realizacji usługi,
 b) kserokopię aktualnego wpisu do właściwego rejestru lub ewidencji, uprawniającego wykonawcę do występowania z ofertą,
 c) dokumenty poświadczające doświadczenie,
 d) dokumenty potwierdzające należyte zrealizowanie wyceny lub dokumentacji projektowej, wystawione przez podmiot, na rzecz którego była wykonywana,
 e) oświadczenia, że Wykonawca dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
 f) dokumenty poświadczające uprawnienia osób oddelegowanych do realizacji zlecenia  do weryfikacji projektowej i kosztorysowania – nie dotyczy pracowników uczelni wyższych.

    6. Zasady płatności:

Zapłata zostanie dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, przelewem do 21 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury na rachunek bankowy Wykonawcy podany na fakturze. Jeżeli wskazany przez Wykonawcę na fakturze rachunek bankowy nie jest rachunkiem rozliczeniowym i nie został umieszczony na białej liście podatników VAT, zamawiający informuje Wykonawcę o wstrzymaniu płatności do czasu przedłożenia prawidłowego numeru rachunku rozliczeniowego.

Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za płatność po terminie określonym w zamówieniu spowodowana brakiem możliwości dokonania płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności w szczególności związanym z brakiem właściwego rachunku rozliczeniowego na fakturze. Termin płatności uważa się za zachowany w dniu obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

Zamawiający nie wyraża zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej na innych zasadach niż określone w ustawie z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2020 r. poz. 711). Przy wystawianiu faktur elektronicznych należy stosować numer GLN wymagany do identyfikacji Wykonawcy.

    7. Opis procedury:

    1) Po otwarciu ofert Zamawiający dokona oceny złożonych ofert, zgodnie z pkt. 4 niniejszego zapytania. Następnie Zamawiający zbada jedynie ofertę, która zostanie najwyżej oceniona.

    2) Zamawiający może zwrócić się o uzupełnienie lub wyjaśnienie treści złożonych dokumentów, poprawić omyłki rachunkowe, pisarskie, inne.

    3) W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego braku spełniania warunków udziału w postępowaniu przez Wykonawcę, który otrzymał najwyższą liczbę punktów zgodnie z kryteriami oceny ofert, Zamawiający może zbadać kolejną ofertę.

    4) Zamawiający przewiduje pisemne negocjowanie z wykonawcami cen i innych elementów realizacji przedmiotu zamówienia na równych zasadach, zapewniając porównywalność złożonych ofert.

    5) Zamawiający może unieważnić postępowanie bez podania przyczyny.

    8. Klauzula informacyjna z art. 13 i 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 i art. 14 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO informuję, iż:

    1) Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Poznania z siedzibą przy placu Kolegiackim 17, 61-841 Poznań.

    2) Wyznaczono inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez e-mail: iod@um.poznan.pl lub pisemnie na adres: plac Kolegiacki 17, 61-841 Poznań.

    3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z wykonaniem zadania realizowanego w interesie publicznym wynikającego z art. 43 i 44 ustawy o finansach publicznych, tj. wybór najkorzystniejszej oferty w związku z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

    4) Pani/Pana dane zostały przekazane Administratorowi bezpośrednio przez Panią/Pana albo udostępnione Administratorowi przez Wykonawcę.

    5) Dane po zrealizowaniu celu, dla którego zostały zebrane, będą przetwarzane do celów archiwalnych i przechowywane przez okres niezbędny do zrealizowania przepisów dotyczących archiwizowania danych obowiązujących u Administratora.

    6) Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do:

    a) dostępu do swoich danych osobowych;

    b) żądania sprostowania danych, które są nieprawidłowe;

    c) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osób, których dane są przetwarzane;

    d) żądania usunięcia danych, gdy:

    • dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane,

    • dane przetwarzane są niezgodnie z prawem,

    • po wniesieniu sprzeciwu, jeśli nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy  przetwarzania;

    e) żądania ograniczenia przetwarzania, gdy:

    • osoby te kwestionują prawidłowość danych,

    • przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoby te sprzeciwiają się usunięciu danych,

    • Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobom, których dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

    • osoby te wniosły sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu stwierdzenia nadrzędnych interesów Administratora nad podstawę takiego sprzeciwu.

    7) Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

    8) Podanie danych osobowych jest warunkiem wzięcia udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

    9) Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób opierający się wyłącznie na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

    10) Odbiorcami Pani/Pana danych będą podmioty upoważnione do odbioru danych osobowych na podstawie przepisów prawa lub zawartych z administratorem umów, w tym podmioty zajmujące się obsługą informatyczną administratora.

    9. Oświadczenie o wypełnieniu obowiązków informacyjnych RODO

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.

    10. Oświadczenie dotyczące ochrony danych osobowych, gdy Wykonawca w związku z realizacją zamówienia będzie przetwarzał dane osobowe Zamawiającego na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że Wykonawca:

    1) spełnia wymagania określone w RODO Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)., a w szczególności wskazane w art. 28, 29, 30, 32, 33;

    2) gwarantuje, że dostęp do powierzonych w związku z realizacją zamówienia danych osobowych będą miały wyłącznie osoby upoważnione, a wykonawca posiada w tym zakresie odpowiednie procedury i jest w stanie wykazać ich stosowanie;

    3) wyznaczy do realizacji zamówienia pracowników/współpracowników przeszkolonych w zakresie ochrony danych osobowych;

    4) gwarantuje, że pomieszczenia, w których będą przetwarzane powierzone w związku z realizacją zamówienia dane osobowe będą odpowiednio zabezpieczone (w szczególności samodzielny dostęp do nich będą miały wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania tych danych) oraz, że posiada w tym zakresie odpowiednie procedury i jest w stanie wykazać ich stosowanie.

    11. Dodatkowe oświadczenie dotyczące ochrony danych osobowych, gdy Wykonawca

w związku z realizacją zamówienia, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych, będzie przetwarzał dane osobowe Zamawiającego za pomocą udostępnionego/dostarczonego przez Wykonawcę rozwiązania informatycznego

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że Wykonawca:

    1) zobowiązuje się do stosowania adekwatnych do zagrożeń środków ochrony przetwarzanych informacji (w tym danych osobowych) przed ich kradzieżą, nieuprawnionym dostępem, uszkodzeniami lub zakłóceniami, obejmujących, m.in., poniżej wskazane zabezpieczenia techniczno-organizacyjne:

    a) zapewnienie aktualizacji regulacji wewnętrznych z obszaru bezpieczeństwa informacji adekwatnie do zagrożeń,

    b) przeprowadzanie okresowych analiz ryzyka utraty integralności, dostępności lub poufności informacji oraz podejmowanie działań minimalizujących to ryzyko, stosownie do wyników przeprowadzonej analizy;

    c) podejmowanie działań zapewniających, że osoby zaangażowane w proces przetwarzania informacji posiadają stosowne uprawnienia i uczestniczą w tym procesie w stopniu adekwatnym do realizowanych przez nie zadań oraz obowiązków mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa informacji,

    d) bezzwłoczną zmianę uprawnień, w przypadku zmiany zadań osób, o których mowa w punkcie poprzedzającym,

    e) zapewnienie szkolenia osób zaangażowanych w proces przetwarzania informacji, ze szczególnym uwzględnieniem takich zagadnień, jak:

    • zagrożenia bezpieczeństwa informacji,

    • skutki naruszenia zasad bezpieczeństwa informacji, w tym odpowiedzialność prawna,

    • stosowanie środków zapewniających bezpieczeństwo informacji, w tym urządzeń i oprogramowania minimalizującego ryzyko błędów ludzkich,

    f) zapewnienie ochrony przetwarzanych informacji przed ich kradzieżą, nieuprawnionym dostępem, uszkodzeniami lub zakłóceniami, przez:

    • monitorowanie dostępu do informacji,

    • czynności zmierzające do wykrycia nieautoryzowanych działań związanych z przetwarzaniem informacji,

    • stosowanie środków uniemożliwiających nieautoryzowany dostęp na poziomie systemów operacyjnych, usług sieciowych i aplikacji,

    g) ustanowienie podstawowych zasad gwarantujących bezpieczną pracę przy przetwarzaniu mobilnym i pracy na odległość,

    h) zabezpieczenie informacji w sposób uniemożliwiający nieuprawnione jej ujawnienie, modyfikacje, usunięcie lub zniszczenie,

    i) zawieranie w umowach serwisowych podpisanych ze stronami trzecimi zapisów gwarantujących odpowiedni poziom bezpieczeństwa informacji,

    j) zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa w systemach teleinformatycznych, polegającego w szczególności na:

    • dbałości o aktualizację oprogramowania,

    • minimalizowaniu ryzyka utraty informacji w wyniku awarii,

    • ochronie przed błędami, utratą, nieuprawnioną modyfikacją,

    • stosowaniu mechanizmów kryptograficznych w sposób adekwatny do zagrożeń lub wymogów przepisu prawa,

    • zapewnieniu bezpieczeństwa plików systemowych,

    • redukcji ryzyk wynikających z wykorzystania opublikowanych podatności technicznych systemów teleinformatycznych,

    • niezwłocznym podejmowaniu działań po dostrzeżeniu nieujawnionych podatności systemów teleinformatycznych na możliwość naruszenia bezpieczeństwa,

    • kontroli zgodności systemów teleinformatycznych z odpowiednimi normami i politykami bezpieczeństwa,

    k) bezzwłocznego zgłaszania incydentów naruszenia bezpieczeństwa informacji w określony i z góry ustalony sposób, umożliwiający szybkie podjęcie działań korygujących;

    l) zapewnienia okresowego audytu wewnętrznego w zakresie bezpieczeństwa informacji i testów penetracyjnych.

    2) wyraża zgodę na przeprowadzanie przez zamawiającego testów bezpieczeństwa oferowanych rozwiązań teleinformatycznych, po uprzednim uzgodnieniu przez strony szczegółów z tym związanych, oraz zobowiązuje się uzyskać wymagane zgody od podwykonawców, o ile będzie miało to zastosowanie.

    12. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu w zw. z agresją na Ukrainę

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 9 w zw. z ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

Zgodnie z art. 233 § 1 i § 6 kodeksu karnego, za składanie fałszywych oświadczeń zawierających nieprawdę lub zatajających prawdę, mających służyć za dowód w postępowaniu sądowym lub w innym postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy, grozi odpowiedzialność karna w wymiarze od 6 miesięcy do 8 lat pozbawienia wolności.

W przypadku pytań:

    • merytorycznych, należy skontaktować się z Zamawiającym poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel. 61 878 59 36

    • związanych z obsługą platformy, należy skontaktować się z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00, tel. 22 101 02 02, e-mail: cwk@platformazakupowa.pl