Postępowanie: Prd-IV.526.6.2024 Organizacja szkoleń na potrzeby oddziału komunikacji społecznej Urzędu Miasta Poznania

Zapytanie ofertowe

    1. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem oferty jest realizacja 4 szkoleń z następujących obszarów tematycznych:

1) Wdrożenie standardów tzw. ustawy Kamilka z perspektywy wdrożenia jej w działalność NGO:

1.   wdrożenie jej zapisów w działania organizacji,
2.    przygotowywanie dokumentów,
3.    praktyczne rozwiązania oraz case study.

Grupa docelowa ok. 30 osób

2) Prowadzenie i rozwój mediów społecznościowych z punktu widzenia jednostek samorządu terytorialnego:

1. tworzenie strategii marketingowych,
2. planowanie kontentu,
3. optymalizacja stron,
4. budowanie marki,
5. rozwój kompetencji technicznych.

Grupa docelowa do 10 osób.

3) Profilaktyka wypalenia zawodowego wśród aktywistów oraz członków organizacji pozarządowych:

1. podtrzymywanie motywacji w zespole,
2. zapobieganie rezygnacji z działań przez wolontariuszy,
3. wsparcie psychologiczne dla pracowników,
4. zarządzanie emocjami w zespole.

Grupa docelowa ok. 30 osób

4) Warsztaty motywacyjne dla pracowników organizujących procesy konsultacyjne w mieście.

1. na podstawie wiedzy dotyczącej zasad prowadzenia konsultacji społecznych w Poznaniu omówienie zasad współpracy pracowników zajmujących się konsultacjami z różnych Wydziałów UMP/MJO /diagnoza potrzeb i ukrytych motywacji pracowników,
2. rozpoznawanie barier i ograniczeń pracowników,
3. motywacja wewnętrzna/zewnętrzna,
4. cele, obowiązki, uznanie i wsparcie, samoocena, kompetencje, wyzwania, zarządzanie energią, wypalenie zawodowe,
5. strategie motywowania pracowników, (nagradzanie osiągnięć, rozwój zawodowy, kultura organizacyjna, cele i postępy, równowaga między pracą a życiem osobistym),
6. odpowiednie reagowanie na spadek motywacji,
7. pobudzenie kreatywności pracowników przez motywację, a tym samym zwiększenie komfortu pracy.

Grupa docelowa ok. 30 osób

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiot zamówienia obejmuje wybór szkoleniowca oraz realizację szkoleń według wskazanych obszarów tematycznych. Zamówienie powinno być zrealizowane w terminie 4.11.2024 – 13.12.2024, z zaznaczeniem, że szkolenia dla organizacji pozarządowych powinny być zrealizowane w terminie 4.11.2024 – 22.11.2024, w dni robocze, po godzinie 16:30. Szkolenia dla pracowników JST powinny się odbywać pomiędzy 8:00-15:00. Szkolenia należy zrealizować stacjonarnie w Poznaniu. Szkolenia z tematyki 1) oraz 3) powinny trwać nie krócej niż 3 godziny zegarowe. Szkolenie z tematyki 2) powinno trwać nie krócej niż 4 godziny zegarowe. Szkolenie z tematyki 4) powinno być rozłożone na dwa dni szkoleniowe.

Po stronie zamawiającego pozostaje:

1.  zapewnienie odpowiedniej sali na czas szkolenia,
2.  rekrutacja uczestników,
3.  zapewnienie napojów oraz poczęstunku na czas szkolenia.

Zakres prac:

Wykonawca zobowiązuje się:

1) dokonać wyboru odpowiednio wykwalifikowanych szkoleniowców,

2) przeprowadzić szkolenia w podanych terminach oraz według wskazanych obszarów tematycznych.

Sposób realizacji zamówienia przez wykonawcę:

1) Zamawiający nie pokrywa kosztów dojazdu, wyżywienia i noclegu Wykonawcy na potrzeby realizacji zamówienia. Oferta cenowa Wykonawcy powinna zawierać wszystkie koszty związane z realizacją Zamówienia będącego przedmiotem Zapytania.

    2. Termin wykonania zamówienia:

Zamówienie powinno być zrealizowane w terminie 4.11.2024 – 13.12.2024, z zaznaczeniem, że szkolenia dla organizacji pozarządowych powinny być zrealizowane w terminie 4.11.2024 – 22.11.2024, w dni robocze, po godzinie 16:30. Szkolenia dla pracowników JST powinny się odbywać pomiędzy 8:00-15:00. 

    3. Opis kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej:

Kryterium oceny ofert:

Wzór stosowany przy wyborze oferty:

            cena najtańszej z ofert

Liczba punktów oferty ocenianej = B+    [      -------------------------     ]         x maksymalna liczba punktów (60)

             cena oferty ocenianej

Doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia będzie punktowane pod względem różnorodności i ilości przeprowadzonych usług szkoleniowych, na podstawie przedstawionych referencji/dokumentów poświadczających realizację usług. 

Obszary punktowane: 

- konsultacje społeczne,

- profilaktyka wypalenia zawodowego,

- media społecznościowe,

- tzw. Ustawa Kamilka

30 pkt – co najmniej 1 udokumentowane doświadczenie we wszystkich wymienionych obszarach,
22.5 pkt - co najmniej 1 udokumentowane doświadczenie w co najmniej 3 obszarach,

15 pkt - co najmniej 1 udokumentowane doświadczenie w co najmniej 2 obszarach,
7.5 pkt - co najmniej 1 udokumentowane doświadczenie w co najmniej 1 obszarze.

Dodatkowe punkty (max. 10 do rozdysponowania) będą przyznawane za liczbę zrealizowanych projektów/zleceń.

    4. Opis warunków udziału w postępowaniu:

1. W postępowaniu mogą brać udział Wykonawcy, którzy wykonali w ciągu ostatnich trzech lat, samodzielnie lub byli członkami zespołu, wykonującego co najmniej jedną usługę szkoleniową dotyczącą obszarów tematycznych wskazanych w punkcie 1.

2. Na dowód spełnienia warunku wymienionego w pkt. 1, wykonawca jest zobowiązany złożyć wraz z ofertą dokumenty potwierdzające należyte zrealizowanie ww. usług szkoleniowych.

3. Wykonawca zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą oświadczenia, że dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

    5. Opis sposobu przygotowania oferty:

    1) Niniejsze postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

    2) Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

    3) Dokumenty sporządzone w języku obcym składa się wraz z tłumaczeniem na język polski.

    4) Oferta i wszystkie inne wymagane oświadczenia muszą być złożone poprzez wypełnienie interaktywnego formularza poniżej.

    5) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w odpowiedzi na Zapytanie ofertowe.

    6) Wykonawcy składają ofertę zgodnie ze wszystkimi wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym.

    7) Opis sposobu obliczenia ceny oferty:

    a) Cena netto + podatek VAT = cena brutto

    b) Cena podana w formularzu musi obejmować całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia oraz wszelkie koszty towarzyszące, konieczne do poniesienia przez Wykonawcę z tytułu realizacji zamówienia i uwzględniać wszystkie czynności związane z prawidłową i terminową realizacją zamówienia.

    c) Ostateczna cena zadeklarowana w ofercie musi zawierać prawidłową stawkę podatku VAT oraz musi być wyrażona w złotych z dokładnością do setnych części złotego, tj. do drugiego miejsca po przecinku.

    d) Obowiązująca stawka podatku VAT 23%.

    6. Zasady płatności:

Zapłata zostanie dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, przelewem do 21 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury na rachunek bankowy Wykonawcy podany na fakturze. Jeżeli wskazany przez Wykonawcę na fakturze rachunek bankowy nie jest rachunkiem rozliczeniowym i nie został umieszczony na białej liście podatników VAT, zamawiający informuje Wykonawcę o wstrzymaniu płatności do czasu przedłożenia prawidłowego numeru rachunku rozliczeniowego.

Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za płatność po terminie określonym w zamówieniu spowodowana brakiem możliwości dokonania płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności w szczególności związanym z brakiem właściwego rachunku rozliczeniowego na fakturze. Termin płatności uważa się za zachowany w dniu obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

Zamawiający nie wyraża zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej na innych zasadach niż określone w ustawie z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2020 r. poz. 711). Przy wystawianiu faktur elektronicznych należy stosować numer GLN wymagany do identyfikacji Wykonawcy..

    7. Opis procedury:

    1) Po otwarciu ofert Zamawiający dokona oceny złożonych ofert, zgodnie z pkt 3 niniejszego zapytania. Następnie Zamawiający zbada jedynie ofertę, która zostanie najwyżej oceniona.

    2) Zamawiający może zwrócić się o uzupełnienie lub wyjaśnienie treści złożonych dokumentów, poprawić omyłki rachunkowe, pisarskie, inne.

    3) W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego braku spełniania warunków udziału w postępowaniu przez Wykonawcę, który otrzymał najwyższą ilość punktów zgodnie z kryteriami oceny ofert, Zamawiający może zbadać kolejną ofertę.

    4) Zamawiający przewiduje pisemne negocjowanie z wykonawcami cen i innych elementów realizacji przedmiotu zamówienia na równych zasadach, zapewniając porównywalność złożonych ofert.

    5) Zamawiający może unieważnić postępowanie bez podania przyczyny.

    8. Klauzula informacyjna z art. 13 i 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 i art. 14 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO informuję, iż:

    1) Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Poznania z siedzibą przy placu Kolegiackim 17, 61-841 Poznań.

    2) Wyznaczono inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez e-mail: iod@um.poznan.pl lub pisemnie na adres: plac Kolegiacki 17, 61-841 Poznań.

    3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z wykonaniem zadania realizowanego w interesie publicznym wynikającego z art. 43 i 44 ustawy o finansach publicznych, tj. wybór najkorzystniejszej oferty w związku z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

    4) Pani/Pana dane zostały przekazane Administratorowi bezpośrednio przez Panią/Pana albo udostępnione Administratorowi przez Wykonawcę.

    5) Dane po zrealizowaniu celu, dla którego zostały zebrane, będą przetwarzane do celów archiwalnych i przechowywane przez okres niezbędny do zrealizowania przepisów dotyczących archiwizowania danych obowiązujących u Administratora.

    6) Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do:

    a) dostępu do swoich danych osobowych;

    b) żądania sprostowania danych, które są nieprawidłowe;

    c) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osób, których dane są przetwarzane;

    d) żądania usunięcia danych, gdy:

    • dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane,

    • dane przetwarzane są niezgodnie z prawem,

    • po wniesieniu sprzeciwu, jeśli nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy  przetwarzania;

    e) żądania ograniczenia przetwarzania, gdy:

    • osoby te kwestionują prawidłowość danych,

    • przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoby te sprzeciwiają się usunięciu danych,

    • Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobom, których dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

    • osoby te wniosły sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu stwierdzenia nadrzędnych interesów Administratora nad podstawę takiego sprzeciwu.

    7) Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

    8) Podanie danych osobowych jest warunkiem wzięcia udziału w postępowaniu

o udzielenie zamówienia wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

    9) Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób opierający się wyłącznie

na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

    10) Odbiorcami Pani/Pana danych będą podmioty upoważnione do odbioru danych osobowych na podstawie przepisów prawa lub zawartych z administratorem umów, w tym podmioty zajmujące się obsługą informatyczną administratora.

    9. Oświadczenie o wypełnieniu obowiązków informacyjnych RODO

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.

    10. Oświadczenie dotyczące ochrony danych osobowych, gdy Wykonawca w związku z realizacją zamówienia będzie przetwarzał dane osobowe Zamawiającego na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że Wykonawca:

    1) spełnia wymagania określone w RODO Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)., a w szczególności wskazane w art. 28, 29, 30, 32, 33;

    2) gwarantuje, że dostęp do powierzonych w związku z realizacją zamówienia danych osobowych będą miały wyłącznie osoby upoważnione, a wykonawca posiada w tym zakresie odpowiednie procedury i jest w stanie wykazać ich stosowanie;

    3) wyznaczy do realizacji zamówienia pracowników/współpracowników przeszkolonych w zakresie ochrony danych osobowych;

    4) gwarantuje, że pomieszczenia, w których będą przetwarzane powierzone w związku z realizacją zamówienia dane osobowe będą odpowiednio zabezpieczone (w szczególności samodzielny dostęp do nich będą miały wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania tych danych) oraz, że posiada w tym zakresie odpowiednie procedury i jest w stanie wykazać ich stosowanie.

    11. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu w zw. z agresją na Ukrainę

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 9 w zw. z ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

Zgodnie z art. 233 § 1 i § 6 kodeksu karnego, za składanie fałszywych oświadczeń zawierających nieprawdę lub zatajających prawdę, mających służyć za dowód w postępowaniu sądowym lub w innym postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy, grozi odpowiedzialność karna w wymiarze od 6 miesięcy do 8 lat pozbawienia wolności.

    12. Zapoznanie się z treścią wzoru umowy

Wykonawca poprzez złożenie oferty oświadcza, że zapoznał się z treścią Wzoru umowy wraz z załącznikami, których postanowienia w pełni akceptuje.

W przypadku pytań:

    • merytorycznych, należy skontaktować się z Zamawiającym poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel. 61 878 4283

    • związanych z obsługą platformy, należy skontaktować się z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00, tel. 22 101 02 02, e-mail: cwk@platformazakupowa.pl