Bydgoszcz, 20 września 2022 r.

WZR-V.042.2.1.2022

ZAPYTANIE O CENĘ CELEM OSZACOWANIA WARTOŚCI ZAMÓWIENIA

W związku z realizacją projektu Czy wiesz czym oddychasz? Kampania edukacyjno-informacyjna na rzecz czystszego powietrza LIFE-MAPPINGAIR/PL finansowanego ze środków UE w ramach Instrumentu  Finansowego LIFE oraz współfinansowanego przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, nr projektu: LIFE17 GIE/PL/000631 Urząd Miasta Bydgoszczy zaprasza do składania ofert cenowych celem oszacowania wartości zamówienia na wykonanie poniżej opisanego przedmiotu zamówienia.

1. Nazwa oraz adres Zamawiającego:

Miasto Bydgoszcz, ul. Jezuicka 1, 85 - 102 Bydgoszcz

2. Wydział przeprowadzający postępowanie:

Wydział Zintegrowanego Rozwoju i Środowiska

ul. Grudziądzka 9-15, budynek C, pok. 206

85-130 Bydgoszcz

3. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zapytania o cenę jest usługa wykonania 2 filmów animowanych edukacyjnych przeznaczonych do emisji w Internecie o charakterze edukacyjno-promocyjnym, według poniższej specyfikacji w ramach kampanii edukacyjno – informacyjnej na rzecz czystszego powietrza:

4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

4.1 Film animowany 2D:

- długość 1 filmu max. 60 sekund

- standard wykonania: rozdzielczość FULL HD (1920x1080 p), 25 fps, plik wyjściowy MP4 i mov (kodek H 264, bitrate 20Mbp/s)

- podkład muzyczny z licencją na pola eksploatacji wskazane w p. 3.6.

- logotypy - zostaną przekazane przez Zamawiającego

- lektor: język polski napisy zgodnie ze standardem WCAG 2.1

4.2 W ramach zlecenia Wykonawca będzie zobowiązany do opracowania koncepcji kreatywnej animacji, oprawy graficznej i dźwiękowej animacji (napisy, lektor, podkład muzyczny); finalnej wersji scenariusza w oparciu o wytyczne Zamawiającego (wstępne scenariusze cyklu filmów stanowią Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania); do produkcji, montażu oraz dostarczenia Zamawiającemu animacji o tematyce: czyste powietrze w mieście przeznaczonej do emisji w Internecie.

4.3. W cenie usługi Wykonawca sam zapewni: montaż, udźwiękowianie i opracowanie graficzne wg wytycznych Zamawiającego, a także nośniki, digitalizację.

4.4 Wykonawca przekaże nagrany materiał do akceptacji Zamawiającego i po uzyskaniu takowej, dostarczy materiał na płycie DVD oraz na pendrive, w formacie umożliwiającym łatwe odtworzenie na komputerach PC, Mac oraz telefonach komórkowych.

4.5 Wytyczne kreatywne do stworzenia animacji graficznej:

a)       Celem zamówienia jest stworzenie animacji edukującej i promującej korzyści środowiskowe i ekonomiczne wynikające z efektywnego zarządzania energią oraz stosowania rozwiązań systemowych (ciepło sieciowe) dzięki kreatywnemu projektowi graficznemu. Animacja powinna wywoływać pozytywne skojarzenia związane z ogólną tematyką projektu. Odbiorcami są mieszkańcy miast.

Przykładowe tematy:

·         Ekologiczne systemy grzewcze dla gospodarstw domowych – koszty i możliwości ich wdrażania i użytkowania

·         Termomodernizacja mieszkań – koszty i zyski w kontekście poprawy jakości powietrza

b)       Filmy mają być nowoczesnym i dynamicznym „story”, w którym bohaterowie / story filmów pokazują w sposób atrakcyjny dla widza jak ważne są działania proekologiczne mieszkańców.

4.6 Wykonawca naniesie podpisy w języku polskim.

4.7 Filmy z pełną postprodukcją (montaż, udźwiękowienie, podkład muzyczny, czołówka, tytuły etc) będą dostarczone do Zamawiającego do akceptacji.

4.8 Wszystkie filmy muszą być oznakowane logotypami UE, Miasta Bydgoszczy, projektu LIFE-MAPPINGAIR/PL i Programu LIFE, które zostaną przesłane do Wykonawcy przez Zamawiającego

4.9 Wykonawca prześle Zamawiającemu storyboard do akceptacji po upływie tygodnia od podpisania umowy. Na 3 tygodnie przez ustalonym terminem realizacji usługi Wykonawca dostarczy materiał roboczy do wstępnej weryfikacji Zamawiającego. W terminie 2-3 dni roboczych od przedstawienia materiału, Zamawiającemu przysługuje wniesienie uwag (forma e-mail), które Wykonawca zobowiązany jest nanieść w terminie 7 dni od przekazania ich i przedstawienia materiału do ponownej akceptacji. Po ostatecznej akceptacji materiału przez Zamawiającego, Wykonawca dostarczy go w terminie ustalonym w umowie.

4.10 W cenie usługi Wykonawca zapewni przekazanie praw autorskich do materiału filmowego na wszystkie 4 pola eksploatacji, w szczególności:

- utrwalania i zwielokrotniania jakakolwiek techniką w jakimkolwiek systemie i na jakimkolwiek nośniku,

- wprowadzania do komputera materiałów, w tym Internecie,

- publicznego odtwarzania,

- użyczania.

Przeniesienie praw autorskich nie jest ograniczone czasowo ani terytorialnie.

4.11 Nadesłana w dokumentacji ofertowej, zgodnie z opisem sposobu przygotowania składanej oferty, proponowana koncepcja graficzna będzie przedmiotem oceny nadesłanej oferty. Nie musi ona stanowić podstawy graficznej do realizacji całego przedmiotu zamówienia po podpisaniu umowy z Wykonawcą. Zamawiający zastrzega sobie prawo modyfikacji projektu graficznego w ofercie.

5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

6. Termin realizacji zamówienia:  

1 grudnia 2022 r.

7. Osoby uprawnione do kontaktów z Wykonawcami:

1) Natalia Majewska, tel. +48 668 362 450 n.majewska@um.bydgoszcz.pl

2) Beata Brzozowska-Michałek, tel. 52 58 58 7 12 Beata.Brzozowska@um.bydgoszcz.pl

8. Termin składania odpowiedzi na zapytanie o cenę: upływa w dniu 26 września 2022r. do godz. 12.00.

9. Oferty można składać wyłącznie za pośrednictwem platformy zakupowej Open Nexus.

10. Warunki udziału w postępowaniu:

10.1 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się podmioty prowadzące działalność gospodarczą.

10.2 Oferty muszą być złożone w terminie wskazanym w zapytaniu ofertowym wraz z wymaganymi dokumentami.

10.3 Rozpatrywane będą oferty wyłącznie nie odrzucone.

10.4 Wykonawca musi wykazać, że posiada doświadczenie zawodowe polegające na wykonaniu co najmniej 3 animacji w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu należy załączyć dokumenty potwierdzające należyte wykonanie ww. wskazanych animacji tj. 3 referencje.

10.5 W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełnią następujące warunki:

a) posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia;

b) dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;

c) posiadają wszelkie uprawnienia i zezwolenia wymagane prawem niezbędne do wykonania zamówienia;

d) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia;

e) akceptują treść zamówienia – złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją treści zamówienia;

f) są podmiotami niepowiązanymi osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym.

11) Opis sposobu przygotowania oferty:

1. Oferta powinna zostać złożona na Formularzu Oferty (Załącznik nr 1) i zawierać:

a) informacje o firmie (pełna nazwa, siedziba, numer telefonu, adres e-mail, NIP) lub osobie fizycznej

(imię, nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail, NIP);

b) łączną cenę netto i brutto za realizację zamówienia; cena oferty musi obejmować przeniesienie na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do animacji.

2. UWAGA: TO SĄ WARUNKI PRZYSZŁEGO ZAPYTANIA OFERTOWEGO, DO NINIEJSZEGO ZAPYTANIA O CENĘ WYSTARCZY ZŁOŻYĆ OFERTĘ NA FORMULARZU OFERTY (Załącznik nr 1)

Oferta powinna zawierać:

a) Propozycję koncepcji animacji graficznej do tekstu proponowanych scenariuszy, przesłana w postaci 3 (trzech) plików graficznych w formacie JPG lub PDF.

b) Portfolio (3 animacje z okresu ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert, ze wskazaniem linku / miejsca, gdzie animację można obejrzeć).

c) Referencje lub inny dokumenty potwierdzające należyte wykonanie minimum 3 animacji w ciągu ostatnich 2 lat.

d) Informacje na temat doświadczenia w realizacji animacji graficznych (do 1000 znaków).

e) Wykonawca musi wykazać listę osób (scenarzysta, grafik, montażysta), które będą odpowiedzialne za zadania opisane w niniejszym zapytaniu ofertowym wraz ze wskazaniem ich funkcji i doświadczenia

12) Kryteria wyboru oferty:

Zamawiający dokona oceny ofert według następujących kryteriów, którym przyporządkowano następujące wagi: