ZAPYTANIE OFERTOWE

NR WIM.271.2.99.2017 z dnia 17.08.2017r.

(w przedmiocie zamówienia o wartości do kwoty 30.000 euro, wyłączonego z uwagi na wartość z obowiązku stosowania przepisów prawa zamówień publicznych na podst. art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych Dz.U.2015.2164 j.t. z późn.zm.)

1. Nazwa oraz adres Zamawiającego:
Miasto Bydgoszcz, ul. Jezuicka 1, 85-102 Bydgoszcz

Wydział przeprowadzający postępowanie:
Wydział Inwestycji Miasta (WIM), ul. Grudziądzka 9-15, bud. B, 85-130 Bydgoszcz

2. Opis przedmiotu zamówienia:

1) Przedmiotem zamówienia jest:
a) wykonanie Audytu energetycznego i oświetleniowego wraz z weryfikacją poziomu % zmniejszenia zużycia energii dla 15 obiektów, wymienionych w załączniku nr 3 do niniejszego zapytania,
b) wypełnienie tabeli wskaźników, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania,
c) przygotowanie metodologii obliczenia poszczególnych wskaźników. Powyższa metodologia winna uwzględniać wymagania dla wskaźników produktu i rezultatu, określone w Regulaminie zakończonych konkursów Nr RPKP.03.05.01-IZ.00-04-057/16, RPKP.03.05.01-IZ.00-04-055/16, RPKP.03.05.01-IZ.00-04-116/17, ogłoszonych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego 2014-2020, w ramach Osi priorytetowej 3 Efektywność energetyczna i gospodarka niskoemisyjna w regionie, Działanie 3.5 Efektywność energetyczna i gospodarka niskoemisyjna w ramach ZIT, Poddziałanie 3.5.1 Efektywność energetyczna w sektorze publicznym i mieszkaniowym w ramach ZIT (www.zit.btof.pl),
d) Wykonanie szczegółowej inwentaryzacji wraz z dokumentacją fotograficzną dla 15 obiektów, wymienionych w załączniku nr 3 do niniejszego zapytania.

2) Warunki sporządzenia i przekazania przedmiotu zamówienia*.
2.1. Audyt energetyczny i oświetleniowy wraz z weryfikacją poziomu % zmniejszenia zużycia energii dla 15 obiektów, wymienionych w załączniku nr 3 do niniejszego zapytania należy wykonać zgodnie z obowiązującymi przepisami, normami i rozporządzeniami, przytoczonymi w pkt.2.2.7. niniejszego zapytania ofertowego.
Sposób przekazania:
• wersja papierowa (podpisana przez osobę upoważnioną) – 3 egzemplarze,
• wersja elektroniczna (*.pdf; *.xls; *.doc lub tożsame) – 3 egzemplarze nośnika danych CD/DVD,
(Wszystkie obliczenia wskaźników oraz innych danych z audytu, do których wykorzystano programy umożliwiające zapis lub konwersję obliczeń i ich wyników do formatów *.doc; *.xls lub tożsamych [edytowalnych] należy dodatkowo załączyć do dokumentacji elektronicznej. Jeżeli wykorzystywane programy obliczeniowe nie posiadają możliwości zapisu lub konwersji obliczeń i ich wyników do formatów *.doc; *.xls lub tożsamych [edytowalnych], należy te obliczenia i wyniki załączyć w formacie dokumentacji papierowej i elektronicznej *.pdf)

2.2. Inwentaryzacja techniczno - budowlana dla każdego z obiektów będącego przedmiotem zamówienia musi zawierać:
a) opisy techniczne do każdej z branż budowlanych (wraz z krótkim opisem stanu technicznego wszystkich kluczowych dla wykonania audytu energetycznego elementów budynku),
Sposób przekazania:
• wersja papierowa (podpisana przez osobę upoważnioną) – 3 egzemplarze,
• wersja elektroniczna (*.pdf; *.doc lub tożsame) – 3 egzemplarze nośnika danych CD/DVD,

b) dokumentację rysunkową, w tym:
• plan zagospodarowania terenu (skala 1:500),
• zwymiarowane rzuty wszystkich kondygnacji z naniesioną: numeracją, opisem i pow. pomieszczeń + rzut dachu (skala 1:100),
• co najmniej 3 charakterystyczne przekroje (skala 1:100),
• elewacje (skala 1:100),
• zestawienie wewnętrznej i zewnętrznej stolarki okiennej, drzwiowej
• rzuty instalacji branżowych [możliwych do lokalizacji] (skala 1:100),
Sposób przekazania:
• wersja papierowa (podpisana przez upoważnioną osobę) – 3 egzemplarze,
• wersja elektroniczna (*.pdf; *.dwg lub tożsame) – 3 egzemplarze nośnika danych CD/DVD 1920x1080 (16:9),

c) dokumentację fotograficzną, w tym:
• kompletna elewacja,
• połacie dachu,
• stolarka zewnętrzna (drzwiowa, okienna, połaciowa),
• wnętrza budynku wszystkich kondygnacji [ogólnie],
• instalacji branżowych [możliwych do lokalizacji].
Sposób przekazania:
• wersja elektroniczna (*.jpg lub tożsame) – 3 egzemplarze nośnika danych CD/DVD
(zdjęcia należy wykonać w technologii cyfrowej, w rozmiarze 1920x1080 16:9 .

Przekazany przedmiot zamówienia w podpisanej wersji papierowej musi odpowiadać załączonej edytowanej wersji elektronicznej.
*Zakres przedmiotu zamówienia może ulec modyfikacji lub uzupełnieniu w przypadku pojawienia się okoliczności, które nie były znane w momencie przygotowania niniejszego zapytania.

2.3. Sporządzona dokumentacja winna uwzględniać parametry i jednostki wskazane w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania.
2.4. Przedmiot zamówienia obejmuje również niezbędne doradztwo, weryfikację spójności dokumentacji technicznej, wyjaśnienia i uzupełnienia na każde wezwanie Zamawiającego.
2.5. Miasto Bydgoszcz, na realizację przedmiotowej inwestycji może ubiegać się o dofinansowanie ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego 2014
- 2020, w ramach Osi priorytetowej 3 Efektywność energetyczna i gospodarka niskoemisyjna w regionie.
2.6. Opracowanie przedmiotu zamówienia musi być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności:
• Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 17 marca 2009 r. w sprawie szczegółowego zakresu i form audytu energetycznego oraz części audytu remontowego, wzorów kart audytów, a także algorytmu oceny opłacalności przedsięwzięcia termo modernizacyjnego (Dz.U. 2009 nr 43 poz. 346 z późn. zm.),
• dokumentami programowymi (w tym: Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko - Pomorskiego 2014-2020, Szczegółowym Opisem Osi Priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020),
• wytycznymi Instytucji Zarządzającej tj. Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego,
• dokumentacją dla zakończonych konkursów Nr RPKP.03.05.01-IZ.00-04-057/16, RPKP.03.05.01-IZ.00-04-055/16, RPKP.03.05.01-IZ.00-04-116/17 (w tym m.in.: regulaminem konkursu, instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu, instrukcją wypełniania załączników o dofinansowanie projektu), opublikowaną na stronie www.zit.btof.pl,
• PN-EN 12464-1:2004 Światło i oświetlenie - Oświetlenie miejsc pracy - Część 1: Miejsca pracy we wnętrzach,
• PN-E-04040-03:1983 Pomiary fotometryczne i radiometryczne - Pomiar natężenia oświetlenia,
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1998 nr 21 poz.94 z późn. zm.),
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. 2003 nr 169 poz. 1650 tekst jednolity),
• Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. 1998 nr 148 poz. 973),
• Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 7 kwietnia 2004 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz.U. 2004 nr 169 poz. 1156),
• Wymaganiami branżowymi i technologicznymi zależnie od specyfiki realizowanych procesów technologicznych i stanowisk pracy.

3) Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia określa wzór umowy, stanowiący załącznik nr 4 do niniejszego zapytania.
4) Zamawiający nie dysponuje żadną dokumentacją techniczną obiektów wymienionych
w załączniku nr 3 do niniejszego zapytania.
5) Żaden ze wskazanych w zapytaniu budynków oświatowych nie jest zabytkiem objętym ochroną konserwatorską w formie wpisu do rejestru zabytków, bądź gminnej ewidencji Zabytków m. Bydgoszczy.

3. Warunki jakie powinien spełniać wykonawca zamówienia, tj.:
1) Prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie określonym w zapytaniu ofertowym,
2) Przedmiot zamówienia dot. pkt.2.1.a, b, c zapytania ofertowego musi być wykonany przez osobę posiadającą doświadczenie w sporządzaniu audytów energetycznych dla minimum czterech obiektów użyteczności publicznej (potwierdzone protokołami odbioru lub referencjami / informacją Wnioskodawcy / Beneficjenta),
3) Przedmiot zamówienia dot. pkt.2.1.d zapytania ofertowego musi być wykonany przez osobę posiadającą uprawnienia budowlane w specjalizacji architektonicznej lub konstrukcyjno - budowlanej,
4) Ofertę należy złożyć poprzez wypełnienie odpowiednich pól na platformie zakupowej OPEN NEXUS. Dodatkowo należy wypełnić formularz oferty, stanowiący załącznik nr 3 do niniejszego zapytania i przesłać go w formie załącznika do oferty składanej przy pomocy platformy zakupowej OPEN NEXUS.

UWAGA: Podana cena w wypełnionym formularzu (załącznik nr 3) musi być tożsama z ceną podaną w ofercie zamieszczonej przy pomocy platformy zakupowej OPEN NEXUS pod rygorem odrzucenia oferty.

5) Wykonawca, w cenie oferty, winien uwzględnić gotowość odbycia min. 5 spotkań z udziałem przedstawicieli Wykonawcy i Zamawiającego w siedzibie Zamawiającego przez cały okres związania umową.
4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
5. Kryterium oceny ofert: 100% cena, przy czym cena ogółem wraz z podziałem na lokalizację powinna uwzględniać formę wynagrodzenia ryczałtowego rozliczonego na podstawie oferty wykonawcy.
6. Planowany termin wykonania zamówienia:
a) Dla Gimnazjum 20, ul Karpacka 30 – do 29 września 2017 r.
b) Dla pozostałych lokalizacji - do 31 stycznia 2018 r.

7. Zamawiający przewiduje dwie płatności (2 faktury) w tym:
a) pierwsza płatność w wysokości 75% wynagrodzenia ryczałtowego ustalonego na podstawie oferty wykonawcy, płatna po wykonaniu przez Wykonawcę zakresu wskazanego w pkt. 2 niniejszego zapytania.
b) druga płatność w wysokości 25% wynagrodzenia ryczałtowego ustalonego na podstawie oferty wykonawcy, płatna po ostatecznym zatwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowości wykonania zakresu wskazanego w pkt. 2 niniejszego zapytania.
8. Osoba uprawniona do kontaktów z wykonawcami:
Sebastian Fifielski – tel. 52 58 59 144, s.fifielski@um.bydgoszcz.pl .
9. Termin składania odpowiedzi na niniejsze ogłoszenie upływa w dniu 25 sierpnia 2017 r. o godz. 10:00.
10. Odpowiedzi na zapytanie ofertowe należy złożyć za pośrednictwem Platformy zakupowej Open Nexus